Рабочая почта сотрудника подключается к системе один раз и дальше работает сама: письма от клиентов, коллег и поставщиков появляются в разделе «Входящие» рядом с задачами на сегодня, а ответы уходят с вашего адреса. Подключить рабочий ящик нужно каждому сотруднику компании без исключения. На подключение уходит около пяти минут.
Памятка: подключение за пять минут#
- В почте включите доступ по IMAP и создайте «пароль приложения» (отдельный пароль, не пароль от аккаунта). Как это сделать, описано в разделе «Шаг 1».
- Откройте портал сотрудника → плитка «Мои входящие» (у менеджеров продаж, сервиса и руководителей плитка называется «Входящие обращения») → слева «Мои почтовые ящики» → «Подключить ящик».
- Введите адрес ящика и пароль приложения. Сервер подставится сам. Нажмите «Проверить подключение», затем «Сохранить».
- Через минуту на карточке ящика появится зелёная пометка «работает». С этого момента новые письма приходят во «Входящие».
Прямая ссылка на страницу: /leads#/mailboxes (после адреса сервера системы).
Содержание#
- Шаг 1. В почте: IMAP и пароль приложения
- Шаг 2. Подключение ящика в системе
- Какие письма попадают во «Входящие»
- Кто видит ваши письма
- Работа с письмом: ответ с вашего адреса
- Переписка с клиентом из карточки клиента
- Задачи на сегодня во «Входящих»
- Если что-то не работает
- Безопасность пароля
Шаг 1. В почте: включите IMAP и создайте пароль приложения#
Система читает ваш ящик по протоколу IMAP и отправляет ответы через SMTP. Обычный пароль от почты для этого не подходит: нужен отдельный «пароль приложения». Он создаётся в настройках почты и отзывается там же одним нажатием, не затрагивая основной пароль.
Яндекс Почта и Яндекс 360 (рабочие ящики на своём домене)#
- Откройте почту → значок настроек (шестерёнка) → «Все настройки» → «Почтовые программы».
- Включите «С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP». Способ авторизации «Пароли приложений и OAuth-токены» оставьте включённым.
- Откройте «Безопасность» → «Пароли приложений» (в аккаунте на странице id.yandex.ru) → «Создать новый пароль» → тип «Почта» → задайте имя, например «Входящие» → скопируйте показанный пароль. Он показывается один раз.
- Если нужных пунктов нет, доступ к IMAP и паролям приложений для домена ограничен администратором организации. Попросите администратора разрешить их в консоли Яндекс 360.
Mail.ru#
Настройки → «Безопасность» → «Пароли для внешних приложений» → создайте пароль для приложения «Почта». Серверы: imap.mail.ru (порт 993) и smtp.mail.ru (порт 465).
Другая почта#
Подойдёт любой ящик, у которого есть IMAP и SMTP с паролем приложения. Адреса серверов и порты возьмите в справке своей почтовой службы. Если вход по паролю у службы запрещён (так бывает у ящиков Gmail без двухэтапной проверки), обратитесь к администратору системы.
Шаг 2. Подключите ящик в системе#
Откройте портал сотрудника. Плитка «Мои входящие» открывает ваш единый поток: задачи на сегодня и письма из подключённой почты. У менеджеров продаж, сервиса и руководителей та же страница называется «Входящие обращения».
Слева в разделе «Моя почта» выберите «Мои почтовые ящики». На странице видны все подключённые ящики со статусом и результатом последнего опроса. Можно подключить до пяти ящиков.
Нажмите «Подключить ящик» и заполните форму.
| Поле | Что вводить |
|---|---|
| Название | Любая подпись для себя, например «Рабочая почта». Необязательно. |
| Адрес ящика | Полный адрес, например ivanov@company.ru. Серверы подставятся по домену. |
| Пароль приложения | Пароль, созданный на шаге 1. Не пароль от аккаунта. При изменении ящика поле можно оставить пустым: прежний пароль сохранится. |
| Сервер входящей почты и порт | Для Яндекса imap.yandex.ru, порт 993 (защищённое соединение). |
| Сервер исходящей почты и порт | Для Яндекса smtp.yandex.ru, порт 465 (с защитой) или 587. С этого ящика будут уходить ваши ответы. |
| Папка | Обычно INBOX («Входящие»). Кнопка «Выбрать из списка» показывает папки ящика. |
| Какие письма брать | «Только важное» или «Все письма». Подробнее в следующем разделе. |
| При подключении забрать письма за последние дни | 0 — только новые письма, после подключения. Можно указать до 30 дней: тогда при сохранении подтянутся письма за этот срок. |
| Ящик включён | Снимите отметку, чтобы временно приостановить приём писем. |
Сначала нажмите «Проверить подключение»: система проверит и входящую, и исходящую почту. При успехе появится сообщение вида «Подключено: в папке INBOX писем N; исходящая почта работает». Затем нажмите «Сохранить».
Опрос ящика идёт раз в минуту. После сохранения на карточке ящика появится пометка «работает» с датой и временем последнего опроса. Если там красная пометка «ошибка», раскройте текст ошибки рядом и сверьтесь с разделом «Если что-то не работает».
На карточке ящика три кнопки: «Изменить» (настройки и пароль), «Проверить» (проверка подключения без изменения настроек) и «Отключить» (ящик перестаёт опрашиваться; полученные ранее письма остаются).
Какие письма попадают во «Входящие»#
Система только читает почту: письма не помечаются прочитанными, не удаляются и не перемещаются. Почтовой программой и телефоном вы пользуетесь как раньше.
- Только важное (по умолчанию). Берутся письма от известных клиентов, письма коллег с вашего почтового домена, письма с вложенными файлами (счета, договоры, документы) и продолжения уже начатой переписки. Рассылки, уведомления сервисов и письма незнакомых адресов без вложений остаются только в почте.
- Все письма. Во «Входящие» попадает всё, что приходит в выбранную папку, кроме автоответов, рассылок и писем от самого себя.
Режим можно сменить в любой момент кнопкой «Изменить». Если вы увеличите число дней в поле «забрать письма за последние дни», при сохранении письма за этот срок будут получены заново; письма, которые уже есть в системе, не задвоятся.
Кто видит ваши письма#
Письмо из вашего личного ящика видите только вы. Руководитель, начальник отдела и другие сотрудники его не видят, в общую очередь и в рассылки оно не попадает, на сроки ответа и нагрузку команды не влияет. Письма из личных ящиков не используются для обучения ассистента.
Если письмо нужно показать руководителю, откройте его и нажмите «Показать руководителю»; кнопка «Скрыть от руководителя» возвращает всё как было. Общие обращения (чат на сайте, письма на общий ящик компании) видны тем, кто работает с ними по своей роли.
Работа с письмом: ответ с вашего адреса#
Каждое письмо открывается карточкой. Над перепиской находятся кнопки действий. Их набор зависит от роли и состояния письма:
- «В ожидание клиента» и «Вернуть в работу» — отметить, что вы ждёте ответа;
- «Закрыть» — когда вопрос решён (причину можно указать), «Спам» — для лишнего;
- «В бухгалтерию» (у сотрудников с соответствующей ролью) — передать письмо со счётом бухгалтеру: вложение превращается в документ «Счёт на оплату» (подробнее в статье «Счёт поставщика из почты»);
- «Передать» — отдать письмо коллеге, «Показать руководителю» — раскрыть письмо руководителю;
- «Обновить текст из почты» — заново прочитать письмо с почтового сервера, если текст отображается неверно.
Ответ пишется под перепиской, на вкладке «Ответ клиенту». Подсказка под полем показывает, с какого адреса уйдёт письмо: если у вас подключён ящик с исходящей почтой, то с вашего личного адреса, иначе с общего адреса компании. Ответ уходит в той же цепочке, с той же темой. Когда клиент ответит, его письмо придёт в ваш ящик и автоматически добавится в эту же карточку. На вкладке «Внутренняя заметка» можно оставить комментарий, который клиент не увидит.
Цитата прошлой переписки в письме отрезается, чтобы не загромождать карточку; пересланные письма показываются целиком.
Переписка с клиентом из карточки клиента#
В карточке клиента на вкладке «Общение» ответы менеджера клиенту уходят не только в личный кабинет клиента, но и письмом на адреса его сотрудников: с вашего личного ящика, если он подключён, иначе с общего адреса компании. В письме есть просьба ответить на него. Ответ клиента возвращается в тот же чат карточки и помечается «по почте». Адрес отправителя проверяется: письмо от постороннего адреса в чат не попадёт.
Так в карточке клиента собирается вся переписка с его сотрудниками — и через кабинет, и по почте.
Задачи на сегодня во «Входящих»#
Задачи из модуля «Задачи» и «следующие шаги» из журнала контактов с клиентами появляются в вашем потоке в день срока, начиная с 8 утра. Не нужно открывать несколько разделов: в потоке видно письма и задачи в одном месте.
- «Выполнено» — задача закрывается и в потоке, и в своём модуле.
- «Перенести» — выберите «Завтра», «Через 3 дня», «Через неделю» или конкретную дату. Задача вернётся в поток в новый день.
Если вы закроете или перенесёте задачу в модуле «Задачи», элемент потока закроется сам. Задачи с просрочкой больше недели и давние задачи без срока в поток не попадают и остаются в своём модуле. Чужие задачи вам не видны (их видит исполнитель и владелец системы).
Если что-то не работает#
| Что вы видите | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| «Сервер не принял логин или пароль» | Введён пароль от аккаунта, а не пароль приложения; пароль приложения отозван; в почте не включён IMAP. | Создайте новый пароль приложения (шаг 1), включите IMAP, введите пароль в «Изменить». |
| «Сервер не найден» | Ошибка в адресе сервера. | Проверьте адрес сервера входящей почты (для Яндекса imap.yandex.ru). |
| «Не удалось подключиться к серверу» | Неверный порт или защита соединения. | Для входящей почты порт 993, для исходящей 465 (или 587). |
| «Исходящая почта: …» | Не принят вход на сервер исходящей почты. | Проверьте сервер и порт исходящей почты и пароль приложения; для Яндекса нужен тот же пароль приложения. |
| Письма не появляются | Режим «Только важное» отфильтровал письмо; ящик выключен; выбрана не та папка; новых писем не было. | Проверьте пометку «работает» и время последнего опроса на карточке ящика; при необходимости выберите режим «Все письма» или папку. |
| Текст письма слипшийся или с лишней цитатой | Письмо сохранено до улучшения разбора. | Откройте карточку и нажмите «Обновить текст из почты». |
| В карточке «Письмо клиенту не отправлено» | Почтовый сервер отказал при отправке. | Ответ сохранён в переписке. Проверьте исходящую почту ящика кнопкой «Изменить» → «Проверить подключение» и отправьте ответ вручную. |
Безопасность пароля#
- Пароль приложения хранится в системе в зашифрованном виде, в интерфейсе не показывается; при изменении ящика поле можно оставить пустым, и пароль останется прежним.
- Чтобы отозвать доступ, удалите пароль приложения в настройках почты (ящик в системе перестанет опрашиваться) или нажмите «Отключить» на карточке ящика. Основной пароль от почты менять не нужно.
- Пароль приложения нельзя передавать другим людям и вводить где-либо, кроме формы «Мои почтовые ящики».