Журнал начислений — руководство пользователя
Раздел «Журнал начислений» — массовое начисление и списание топлива (лимита) на карты, а также изменение параметров карт (тип, блокировка, суточный лимит) — документом, с проверкой перед проведением и полной историей изменений.
1. Назначение модуля и как работает начисление#
Журнал начислений — это раздел для массового начисления и списания топлива (лимита) на карты, а также для изменения параметров карт (тип, блокировка, суточный лимит) — всё это оформляется документом, а не разрозненными операциями. Документ можно подготовить, проверить, при необходимости исправить и только затем провести — то есть зафиксировать в бухгалтерском учёте.
Ключевые понятия#
| Документ начисления | Шапка (дата, продукт, подразделение, комментарий) + табличная часть (строки по картам). Имеет статус и номер. |
|---|---|
| Строка | Одна карта и что с ней сделать: сумма начисления/списания и/или новые параметры (тип, блокировка, лимит). |
| Начисление (+) | Положительная сумма — увеличивает доступный остаток карты. |
| Списание (−) | Отрицательная сумма — уменьшает остаток. |
| Проведение | Действие, которое превращает черновик в реальные операции по балансу карт. До проведения ничего на баланс не влияет. |
| Остаток | Текущий доступный лимит карты. Считается как сумма всех начислений минус все списания. |
Логика простыми словами. Пока документ — черновик, вы просто редактируете список. Баланс карт меняется только в момент проведения. Отмена проведения полностью откатывает изменения.
Автонумерация#
Номер присваивается автоматически при первом сохранении в формате 0001/2026 — порядковый номер в пределах компании за текущий год.
2. Интерфейс: две вкладки#
Раздел открывается на журнале и содержит две вкладки:
- Журнал документов — список созданных документов начисления.
- Журнал операций — просмотр фактических операций по картам (результат проведения).
3. Журнал документов: фильтры, таблица, итоги#
Верхняя панель — действия над журналом; ниже — фильтры; далее — таблица с итоговой строкой.
Фильтры#
| Статус | Все / Черновик / Проведён. |
|---|---|
| Продукт | Отбор по виду топлива. |
| Подразделение | Отбор по подразделению документа. |
| Период (с / по) | Диапазон по дате документа. |
| Поиск по номеру/комментарию | Быстрый текстовый поиск (срабатывает по мере ввода). |
Клик по строке открывает документ. Колонки Начислено / Списано / Итого — кэшированные суммы; итоговая строка внизу суммирует их по всему отбору.
4. Создание документа: шапка#
Кнопка «＋ Новый документ» открывает форму. Поле «Дата документа» уже заполнено текущими датой и временем, «Автор» подставляется автоматически. Обязательны поля со звёздочкой.
Важно. Продукт задаётся один на весь документ и определяет, какие карты доступны для добавления. Пока документ — черновик, шапку и строки можно менять; после проведения поля блокируются.
5. Табличная часть: способы добавления карт#
Под шапкой — панель инструментов табличной части. Карты можно добавлять четырьмя способами:
| Добавить строку | Добавляет одну пустую строку — карту выбираете вручную через окно поиска. |
|---|---|
| Все карты продукта | Добавляет сразу все карты выбранного продукта (удобно для массового начисления «всем»). |
| Добавить группу | Добавляет карты выбранного подразделения. |
| Импорт из Excel | Загружает список карт и сумм из файла (см. раздел 7). |
Одна и та же карта не может встречаться в документе дважды — повтор будет отклонён при сохранении.
6. Выбор карты через окно поиска#
В строке нажмите на кнопку с картой (или «— выбрать карту —» для пустой строки). Откроется окно поиска с фильтром по названию или номеру карты. Клик по строке подставляет карту.
7. Импорт строк из Excel#
Кнопка «Импорт из Excel» загружает файл .xlsx/.xls и показывает предпросмотр: строки проверяются, невалидные подсвечиваются. Добавляются только валидные.
Ожидаемые колонки#
RFID карты · Сумма (+ начисление, − списание) · Тип · Блокировка · Суточный лимит · Комментарий.
8. Массовые действия по выделенным строкам#
Отметьте нужные строки галочками (или «выбрать все» в шапке таблицы) и примените действие сразу ко всем выделенным.
| Начислить всем | Проставляет одну сумму начисления/списания во все выделенные строки. |
|---|---|
| Установить суточный лимит | Задаёт суточный лимит выделенным картам. |
| Изменить тип карты | Лимитная / Безлимитная. |
| Блокировка | Заблокировать / Разблокировать. |
| Удалить выделенные | Убирает отмеченные строки из документа. |
9. Параметры строки#
Каждая строка табличной части позволяет задать по карте несколько вещей одновременно.
| Начисление +/− | Сумма. Положительная — начисление, отрицательная — списание. Пусто/0 — не менять остаток (например, только сменить тип карты). |
|---|---|
| Тип карты | не менять / Лимитная / Безлимитная. «Не менять» оставляет текущий тип карты. |
| Блокировка | не менять / Заблокировать / Разблокировать. |
| Суточный лимит | Меняется только если установлена галочка слева. Отрицательный лимит не допускается. |
| Остаток → прогноз | Слева — текущий остаток карты, справа — каким он станет после проведения. Уход в минус подсвечивается красным. |
| Комментарий | Произвольная пометка по строке. |
Внизу таблицы — сводка: Строк · Начислено · Списано · Итого.
10. Сохранение и проведение документа#
Сохранить#
Кнопка «💾 Сохранить» записывает черновик (при первом сохранении присваивается номер). Документ появляется в журнале в статусе Черновик — на баланс карт он ещё не влияет.
Частая ошибка. «Применить» в панели массовых действий не сохраняет документ — оно лишь меняет значения в строках. Чтобы документ попал в журнал, нажмите именно «Сохранить».
Провести#
Кнопка «✔ Провести» (доступна у сохранённого черновика) фиксирует документ:
- по каждой строке создаётся операция начисления/списания по балансу карты;
- применяются изменения параметров карт (тип, блокировка, суточный лимит);
- пересчитывается остаток карт;
- статус меняется на Проведён, шапка и строки становятся только для чтения.
Перед проведением показывается подтверждение с итогами. Если у каких-то карт остаток уйдёт в минус, об этом отдельно предупредят. Проведение задним числом (дата в прошлом) также отмечается предупреждением, так как затрагивает пересчёт.
11. Отмена проведения, копирование, сторно#
| Отменить проведение | Возвращает документ в черновик: созданные операции удаляются, остатки и параметры карт пересчитываются обратно. Доступно у проведённого документа. |
|---|---|
| Копировать | Создаёт новый черновик с тем же составом строк — удобно для регулярных однотипных начислений. |
| Сторно | Создаёт черновик с обратными суммами к проведённому документу (для отмены эффекта отдельным документом, с сохранением истории). |
12. Печать и экспорт#
| Печать (документа) | Печатная форма документа со списком карт, суммами и параметрами. |
|---|---|
| Печать реестра | Печать журнала документов по текущему отбору. |
| Экспорт в Excel (журнал) | Выгрузка журнала документов по текущему отбору в .xlsx. |
| Печать / Экспорт (операции) | В журнале операций — печать и выгрузка по конкретной карте (доступны после ввода её RFID). |
13. История документа#
В открытом документе внизу отображается история: кто и когда создал, изменил, провёл или отменил документ.
14. Журнал операций#
Вкладка «Журнал операций» показывает фактические операции по картам (результат проведения). По умолчанию открывается за текущие сутки — чтобы при больших объёмах не грузить всю историю. Укажите период и, при необходимости, RFID карты. Ссылка в колонке «Документ» открывает исходный документ.
Кнопки «Печать» и «Экспорт в Excel» в журнале операций активны только когда задан один конкретный RFID — выгрузка формируется по этой карте.
15. Статусы и жизненный цикл документа#
| Черновик | Редактируется. На баланс карт не влияет. Можно менять шапку и строки, удалить документ. |
|---|---|
| Проведён | Зафиксирован в учёте: созданы операции, изменены остатки/параметры карт. Только для чтения. Можно отменить проведение, скопировать или сделать сторно. |
16. Частые вопросы#
Создал документ, а в журнале его нет#
Скорее всего нажата кнопка «Применить» (массовые действия), а не «Сохранить». Нажмите «Сохранить» — документ появится в журнале.
Нужно только заблокировать карты, без начисления#
Оставьте «Начисление +/−» пустым (или 0), в колонке «Блокировка» выберите «Заблокировать» и проведите документ.
Ошиблись в проведённом документе#
Нажмите «Отменить проведение» — документ вернётся в черновик, изменения по картам откатятся. Исправьте и проведите заново. Либо оформите Сторно, если нужно сохранить исходный документ и отменить его отдельной записью.
Как быстро начислить одинаковую сумму всем картам продукта#
«Все карты продукта» → выделить все → в массовых действиях «Начислить всем» → указать сумму → «Применить» → «Сохранить» → «Провести».
Подсказка «?» рядом с пунктом меню всегда ведёт на актуальную версию этого руководства в базе знаний Exzotron.