Эта глава для всех ролей. Она показывает, как документы движутся между отделами, и отсылает к главам по ролям.
Где работать#
- Портал сотрудника, вкладка «Юрист»: заявки юристу, шаблоны, реестр договоров, документы от юриста, сводка. Уведомления приходят в колокольчик портала и дублируются в мессенджеры.
- Окно «Облачная бухгалтерия»: счета покупателям, поступления денег, закупки (заявки, заказы поставщикам, входящие документы), склад, производство. Какие разделы доступны, зависит от роли.
Продажи: от счёта до денег#
Нажмите на схему, чтобы открыть её в полном размере.
Схема: Счёт покупателю → Заявка юристу на договор → Договор готов → Передан в бухгалтерию → Подписан → Деньги пришли
- Менеджер по продажам выставляет счёт и просит юриста подготовить договор по этому счёту.
- Юрист формирует договор по шаблону (при необходимости задаёт менеджеру вопросы) и передаёт готовый договор бухгалтерии.
- Бухгалтерия печатает договор, организует подписание (бумага, электронный документооборот, почта) и отмечает его в системе. Подписанный договор попадает в реестр.
- Когда клиент платит, поступление подтягивается из учётной системы, сопоставляется со счётом, и менеджер получает уведомление: от кого пришли деньги, сумма, счёт, остаток.
Закупки: от потребности до оплаты#
Нажмите на схему, чтобы открыть её в полном размере.
Схема: Заявка на закупку → Заказ поставщику → Согласование → Договор поставщика → Входящий счёт → Разрешение оплаты → Оплата → Приёмка → Счёт-фактура
- Менеджер по закупкам собирает заявки в заказ поставщику и отправляет его на согласование руководителю.
- В карточке заказа система подсказывает действующий договор с поставщиком. Если договора нет, закупщик одной кнопкой запрашивает его у юриста.
- Бухгалтерия вносит входящий счёт поставщика со сканом и проверяет его.
- Руководитель или финансовый директор разрешает оплату (достаточно решения одного из двоих).
- Бухгалтерия оплачивает только разрешённый счёт и только в пределах разрешённой суммы. Менеджер по закупкам сразу получает уведомление об оплате.
- Склад принимает товар, бухгалтерия вносит счёт-фактуру или УПД. Если документа нет через несколько рабочих дней после приёмки, приходит напоминание.
Ролевая модель: кто что делает#
Матрица показывает, кто выполняет действие, кто принимает решение и кто лишь видит результат или получает уведомление. Доступ к разделам дополнительно ограничен ролью сотрудника.
Нажмите на схему, чтобы открыть её в полном размере.
Роли и главы#
| Роль | Что делает | Глава |
|---|---|---|
| Менеджер по продажам | выставляет счета, просит договор, получает уведомления о деньгах | Менеджер по продажам |
| Юрист | ведёт заявки, формирует договоры, шаблоны, реестр | Юрист |
| Бухгалтерия | подписание договоров, входящие документы поставщиков, оплата, поступления | Бухгалтерия |
| Менеджер по закупкам | заказы поставщикам, договор поставщика, передача счёта бухгалтерии | Менеджер по закупкам |
| Руководитель и финансовый директор | согласуют заказы, разрешают оплаты, смотрят сводки | Руководитель и финансовый директор |
Общие правила#
- Статус заявки и документа всегда виден в карточке; история действий хранится в ней же.
- Файлы (черновики договоров, сканы) загружаются в карточку. Доступ к ним есть только у участников.
- Обязательные уведомления отключить нельзя: они касаются сроков и решений.
- Списки-журналы работают одинаково: сверху поиск и период «С / По» (по умолчанию с начала года), ниже список с прокруткой. Следующие строки подгружаются сами, когда вы листаете к концу списка. В счётчике внизу видно, сколько найдено и сколько показано.
- Всё, что ждёт чьего-то действия, показывается в журнале независимо от выбранного периода.
Выбранный период скрывает только закрытое: подписанные передачи, оплаченные и отменённые документы, выполненные заказы.
Скачать руководство целиком#
Полное руководство для всех ролей (продажи, юрист, бухгалтерия, закупки, руководитель) в одном файле PDF приложено к этой статье: ищите блок «Вложения» под текстом. В файле 27 страниц, общая схема и главы по ролям, со скриншотами.