Регистрация карт — руководство пользователя

Раздел «Регистрация карт» — групповая регистрация топливных карт (карт сотрудников и брелков автомобилей) документом: список карт готовится в табличной части (вручную или загрузкой из Excel), проверяется, и одним действием проводится — карты создаются в системе, привязываются к сотрудникам или автомобилям и становятся доступны на терминалах выдачи.

1. Назначение модуля и как это работает#

Регистрация карт — это раздел для массового ввода в систему новых карт: вместо того чтобы заводить каждую карту, каждого сотрудника или автомобиль вручную по одному, вы оформляете один документ, наполняете его табличную часть списком карт (можно загрузить из файла Excel) и проводите. При проведении система сама создаёт недостающие карты, сотрудников (или автомобили) и объекты доступа и выгружает карты на терминалы.

Документ можно подготовить, сохранить черновиком, проверить (сверить строки), при необходимости исправить и только затем провести.

Ключевые понятия#

Автонумерация#

Номер присваивается автоматически при первом сохранении в формате РК-2026-08-24-0003 — префикс «РК», дата документа и порядковый номер в пределах компании.

2. Два типа документа#

Кнопка «＋ Новый документ» в журнале открывает выбор типа:

3. Журнал регистрации карт: фильтры, таблица, итоги#

Раздел открывается на журнале — списке созданных документов регистрации. Верхняя панель — кнопки «＋ Новый документ» и «Обновить»; ниже — фильтры; далее — таблица с итогами внизу. Клик по номеру документа открывает его.

Фильтры#

Колонки журнала: № документа · Дата · Тип карт · Вид топлива · Статус · Кол-во карт · Подразделение · Кто и когда создал / изменил. Внизу — итог: Всего документов и Всего карт по текущему отбору. У документов в статусе Черновик доступно удаление.

4. Создание документа: шапка#

После выбора типа открывается форма документа. Шапка разбита на две колонки, справа — блок «Состояние». Поле «Дата» заполнено текущей датой, автор и статус подставляются автоматически. Обязательные поля отмечены звёздочкой.

Поля шапки#

5. Табличная часть: наполнение#

Под шапкой — панель инструментов табличной части. Список карт можно сформировать несколькими способами:

Справа — счётчики: Всего строк и С ошибками. Наполнение доступно только в черновике.

6. Табличная часть по типам карт#

Тип «Сотрудник»#

Пример заполненной табличной части проведённого документа (коды #… присвоены при проведении):

Колонки строки:

Тип «Автомобиль»#

Пример табличной части типа «Автомобиль» — расширенный набор колонок по технике:

Колонки строки:

7. Импорт из Excel — конструктор#

Кнопка «Импорт из Excel» открывает выбор файла, а затем конструктор загрузки — модальное окно, где вы сами указываете, откуда и какие данные брать. Это позволяет загружать файлы произвольной структуры (ведомости, реестры) без предварительной переделки.

Шаги конструктора#

8. Сверка строк#

Кнопка «Сверить строки» проверяет табличную часть по базе, не создавая ничего, и заполняет колонки кодов. Порядок сопоставления:

• сначала по RFID + виду топлива — если карта с таким номером уже зарегистрирована на этот продукт, она подхватывается (и её владелец);
• затем по табельному / ФИО (для сотрудников) или по гос. номеру / гаражному номеру (для автомобилей) — ищется существующий сотрудник/автомобиль, чтобы не создавать дубль.

После сверки в колонках кодов видно: #номер — найдено, «— новый» — будет создано при проведении. Это позволяет заранее оценить результат.

9. Проведение документа#

Сохранить#

Кнопка «💾 Сохранить» записывает черновик (при первом сохранении присваивается номер). Документ появляется в журнале в статусе Черновик — карты в системе ещё не создаются.

Провести#

Кнопка «✔ Провести» регистрирует карты. По каждой строке система:

• находит или создаёт сотрудника (тип «Сотрудник») или автомобиль со всеми реквизитами (тип «Автомобиль»); для авто при необходимости создаются недостающие подтип и марка/модель;
• регистрирует карту (объект доступа) по указанному RFID, виду топлива и типу лимита штатным механизмом — с выгрузкой на терминалы;
• привязывает карту к сотруднику/автомобилю и подразделению;
• меняет статус документа на Зарегистрирован; строки и вид топлива становятся только для чтения.

Перепровести#

У проведённого документа кнопка становится «Перепровести». Она нужна, если после регистрации потребовалось изменить подразделение или тип лимита: поправьте их в шапке и нажмите «Перепровести» — новые значения перезапишутся картам и сотрудникам, без повторной регистрации и дублей.

10. Печать и экспорт документа#

Кнопка «Печать» (в шапке документа) даёт два варианта:

11. Статусы и жизненный цикл документа#

Порядок работы: Новый документ → наполнить (вручную или из Excel) → Сверить строки → Сохранить → Провести. При необходимости — Перепровести.

12. Частые вопросы#

После проведения не вижу кодов у строк#

Коды заполняются в момент проведения. Закройте и снова откройте документ — колонки «Код сотрудника»/«Код объекта доступа» (или «Код авто») отобразят присвоенные номера.

У созданных сотрудников не заполнено подразделение#

Подразделение берётся из шапки документа. Укажите его в шапке и проведите (или «Перепровести» у уже проведённого) — оно проставится сотрудникам.

Ошибся подразделением/типом лимита в проведённом документе#

Исправьте значение в шапке и нажмите «Перепровести» — оно перезапишется картам и сотрудникам без создания дублей.

Загрузил Excel, но часть строк не попала#

Строки без RFID и пустые строки при импорте пропускаются. Проверьте в конструкторе привязку колонки RFID и правильно ли указана строка начала данных.

Как не создать дубль сотрудника/автомобиля#

Заполните табельный/ФИО (для сотрудников) или гос./гаражный номер (для авто) и нажмите «Сверить строки» — существующие элементы подхватятся (#номер), новые пометятся «— новый».