Вебинары: подготовка, проведение, запись и работа с участниками (руководство)

Раздел портала «Маркетинг → Вебинары» позволяет провести онлайн-вебинар целиком в системе: подготовить страницу с регистрацией, разослать напоминания, провести эфир с чатом, опросами и выходом зрителей в эфир, записать его и разослать запись. Каждый зарегистрированный сразу попадает в «Входящие» как обращение для отдела продаж, поэтому вебинар работает как инструмент привлечения клиентов, а не только как трансляция.

1. Что получает организатор и зритель#

2. Подготовка вебинара#

Откройте «Маркетинг → Вебинары» и нажмите «Добавить». Заполните карточку:

• Тема (обязательно) и Описание — показываются на странице регистрации и в письмах.
• Начало (обязательно) и Длительность, мин. Время хранится в UTC и показывается зрителю в его часовом поясе.
• Максимум зрителей — когда места закончились, страница сообщает об этом и обещает запись. Рассчитано на 50–100 одновременных зрителей.
• Напоминания зарегистрированным — за сутки, за час и за 10 минут до начала. Каждое напоминание уходит человеку один раз.
• Ссылка для регистрации — формируется автоматически и имеет вид /webinar/код. Скопируйте её и разместите на сайте, в рассылке, в мессенджерах. В ссылку можно добавить метку источника, например ?utm_source=telegram: она сохранится у зарегистрированного.

Пока вебинар в статусе «Черновик», страница зрителям не видна. После публикации вебинар получает статус «Запланирован». Отменить вебинар можно в любой момент: зарегистрированным уйдёт письмо об отмене.

3. Регистрация зрителя#

На странице вебинара зритель видит тему, описание, время начала и обратный отсчёт. Для регистрации нужно указать:

• e-mail, имя и фамилию, телефон;
• ИНН организации — после ввода 10 или 12 цифр название организации подставляется автоматически, при необходимости его можно исправить;
• согласие на обработку персональных данных (отдельная галочка, по умолчанию не отмечена; фиксируются версия текста, время и адрес отправителя);
• по желанию — должность, вопрос ведущему и согласие на получение новостей.

После регистрации человек видит страницу «Вы зарегистрированы» с личной ссылкой и получает письмо-подтверждение с файлом календаря. Повторная регистрация с тем же e-mail не создаёт дубль, а повторно присылает ссылку. Личная ссылка принадлежит одному человеку: не передавайте её другим.

4. Что происходит после регистрации: связь с продажами#

1. Каждая регистрация создаёт свободное обращение во «Входящих» (канал «Форма», направление «Продажи») с темой вебинара, названием организации и ИНН.
2. Менеджер по продажам назначает ответственного и связывается с человеком.
3. Если организация подходит, менеджер нажимает «Сделать клиентом»: окно уже заполнено данными из регистрации. Дальше менеджер выбирает тип (интегратор или розница), назначает прайс-лист, привязывает к направлению и при необходимости приглашает в кабинет партнёра.
4. Если организация с таким ИНН уже есть в базе, обращение привязывается к существующей карточке, дубль не создаётся.

5. Проведение эфира: студия ведущего#

В списке вебинаров нажмите «Начать вебинар» или откройте ссылку вебинара, будучи вошедшим в портал администратором: вверху страницы появится кнопка «Начать вебинар». Откроется отдельное окно «Студия».

1. Разрешите браузеру доступ к камере и микрофону. До начала эфира вы находитесь в режиме репетиции: зрители вас не видят.
2. Нажмите «Выйти в эфир» — статус станет «В ЭФИРЕ», зрители увидят видео и услышат звук.
3. Кнопки под видео: камера, микрофон, показ экрана (окна или всего экрана, вместе со звуком вкладки), «На весь экран».
4. По окончании нажмите «Завершить вебинар»: запись останавливается, зрители отключаются, комната закрывается.

Закрывать окно студии во время эфира нельзя: браузер попросит подтверждение.

Чат и вопросы#

• Вкладка «Чат» — общий разговор. Сообщение можно закрепить (оно видно всем над чатом) или удалить.
• Вкладка «Вопросы» — вопросы, которые зрители адресовали ведущему (другим зрителям они не показываются). Отвеченный вопрос отмечается кнопкой «отвечено».
• Частота сообщений от одного зрителя ограничена, чтобы чат не заспамили.

Выход зрителей в эфир#

Зритель нажимает «Выйти в эфир» и поднимает руку. Во вкладке «Участники» ведущий видит очередь «Просят слово» и может пригласить в эфир или отклонить. Приглашённый получает право включить камеру и микрофон, его видно всем. Одновременно в эфире не больше четырёх выступающих. Кнопки «убрать из эфира» и «удалить из зала» отключают зрителя; удалённый больше не сможет войти по своей ссылке.

6. Инструменты вовлечения (вкладка «Инструменты» в студии)#

Опросы#

Введите вопрос и от двух до восьми вариантов (каждый с новой строки), при желании снимите галочку «Показывать результаты зрителям». Нажмите «запустить»: опрос появится у всех зрителей под видео. Одновременно идёт один опрос; новый запуск закрывает предыдущий. Один зритель голосует один раз. Итоги видны ведущему в реальном времени и попадают в отчёт.

Баннер-призыв#

Кнопка со ссылкой («Заказать демо», «Скачать прайс»). Задайте надпись и адрес (только http:// или https://), нажмите «показать зрителям». Одновременно виден один баннер. Система считает нажатия, итог попадает в отчёт.

Материалы#

Ссылки на презентацию, прайс, документы. Они показываются зрителям под видео и остаются на странице записи.

Главы записи#

Пока идёт запись, введите название и нажмите «Поставить метку»: система запомнит момент относительно начала записи. На странице записи главы выводятся списком, нажатие на главу переводит плеер на нужную минуту. Метку можно поставить только во время записи.

7. Запись эфира#

1. В студии нажмите «Запись» (когда вы в эфире). Идёт серверная запись всей комнаты в один файл MP4, а не запись с вашего компьютера. Таймер и индикатор «идёт запись» видят и ведущий, и зрители.
2. После остановки файл дорабатывается и появляется в окне «Запись и отчёт» со статусом «Готова».
3. Выберите доступ: только зарегистрированным или всем, у кого есть ссылка, и опубликуйте запись. Зарегистрированный видит её на странице вебинара по личной ссылке, а также в кабинете партнёра (раздел «Вебинары»), если он вошёл по тому же e-mail.
4. Записи хранятся 365 дней, затем удаляются автоматически. Организатор может удалить запись раньше.

8. Рассылка записи#

В окне «Запись и отчёт» выберите получателей: пришедшие, не пришедшие или все зарегистрированные, задайте тему и текст письма. Письмо содержит личную ссылку. Одному человеку на одну запись письмо уходит один раз, повторная отправка пропускает уже получивших. Кнопка тестовой отправки пришлёт письмо вам для проверки.

9. Отчёт#

В окне «Запись и отчёт» доступен отчёт по вебинару:

• зарегистрировались, пришли, процент явки, среднее время просмотра;
• число сообщений в чате и вопросов;
• результаты опросов и число нажатий на баннеры;
• таблица участников: имя, организация, ИНН, телефон, e-mail, пришёл ли и сколько минут был в эфире.

Таблицу можно выгрузить в Excel и передать менеджерам для обзвона.

10. Вебинары в кабинете партнёра#

Партнёр видит в своём кабинете раздел «Вебинары» только с теми вебинарами, на которые зарегистрирован его адрес почты. Прошедшие вебинары показывают кнопку «Смотреть запись», если запись опубликована. Чужие вебинары в кабинете не показываются.

11. Требования и настройки#

• Видео и звук идут через отдельный медиа-сервер. Его адрес и ключи задаются администратором в «Компании → Компания-владелец → закладка «Серверы (VPS)»» (адрес, ключ и секрет медиа-сервера, адреса TURN и STUN для сложных сетей). Кнопка «Проверить медиа-сервер» подтверждает связь.
• Для ведущего: современный Chrome, Edge или Firefox, камера и микрофон, стабильное проводное или Wi-Fi соединение. Для зрителей достаточно браузера, установка программ не нужна.
• Для порта медиа-сервера на файрволе должны быть открыты 443, 7881/TCP и диапазон UDP 50000–50200.
• Письма отправляются почтовым сервером системы: проверьте, что исходящая почта настроена.

12. Частые вопросы#

13. Пошаговый пример: первый вебинар от создания до записи#

Ниже на примере вебинара «Знакомство с системой для сотрудников» показано, что делает организатор и что видят клиенты. Макеты упрощены, но порядок действий и подписи кнопок соответствуют системе.

Шаг 1. Откройте раздел и создайте вебинар#

В портале выберите «Маркетинг → Вебинары» и нажмите «Новый вебинар». Пока вебинаров нет, в списке стоит подсказка.

Шаг 2. Заполните карточку#

Заполните тему, описание, начало и длительность. Включите нужные напоминания и нажмите «Сохранить». Кнопка «Сохранить как черновик» оставит вебинар скрытым от зрителей.

Шаг 3. Возьмите ссылку и пригласите людей#

После сохранения вебинар появляется в списке со статусом «Запланирован». Кнопка «Ссылка» копирует адрес страницы регистрации: его и рассылайте приглашением в чат, письмом, на сайте и в соцсетях.

Пример текста приглашения для чата: «Приглашаем на вебинар «Знакомство с системой для сотрудников» сегодня в 10:00. Регистрация по ссылке: адрес страницы вебинара. Подробное руководство: адрес этой статьи».

Шаг 4. Что видит клиент: страница регистрации#

Клиент открывает ссылку без входа в портал. Он видит тему, время начала, обратный отсчёт и форму. После ввода ИНН название организации подставляется само. Без галочки согласия на обработку персональных данных регистрация невозможна.

Шаг 5. После регистрации: письмо и обращение#

Клиент получает страницу «Вы зарегистрированы» и письмо с личной ссылкой. Одновременно во «Входящих» появляется обращение для менеджера.

Шаг 6. Начало эфира#

За 15 минут нажмите в списке «Начать вебинар»: откроется окно «Студия». Разрешите камеру и микрофон и проверьте себя на репетиции. Затем нажмите «Выйти в эфир»: статус сменится на «В ЭФИРЕ». Нажмите «Запись», если вебинар нужно сохранить.

Шаг 7. Как клиент входит в эфир#

За 10–15 минут до начала клиент открывает личную ссылку из письма. Он видит обратный отсчёт и «зал ожидания». Когда вы вышли в эфир, появляется кнопка «Войти в эфир»: видео и звук включаются сразу. Справа клиент пишет в чат и задаёт вопросы, а под видео видит опрос, кнопку-призыв и материалы.

Если клиент хочет задать вопрос голосом, он нажимает «Выйти в эфир» (поднимает руку), вы приглашаете его во вкладке «Участники», он включает камеру и микрофон.

Шаг 8. Инструменты во время эфира#

Вкладка «Инструменты» в студии. Пример: создайте опрос «Что вам интереснее?» с вариантами «Топливо» и «Агро», нажмите «запустить». В нужный момент покажите баннер «Заказать демо» со ссылкой на форму заявки и добавьте материал «Презентация». На смене темы нажмите «Поставить метку» и введите название главы, например «Регистрация участников».

Шаг 9. Завершение, запись и рассылка#

1. Нажмите «Завершить вебинар». Запись остановится сама, зрители отключатся.
2. Откройте «Запись и отчёт». Через несколько минут запись получит статус «Готова».
3. Выберите доступ («только зарегистрированным» или «всем по ссылке») и опубликуйте.
4. Нажмите «Разослать»: выберите пришедших, не пришедших или всех, проверьте текст и отправьте. Сначала можно отправить тестовое письмо себе.

Клиент открывает страницу вебинара по личной ссылке и смотрит запись; нажатие на главу сразу переводит плеер к нужному месту.

Шаг 10. Итоги и работа с клиентами#

В отчёте посмотрите явку и среднее время просмотра, результаты опросов и клики по баннерам. Менеджеры берут в работу обращения из «Входящих»: назначают ответственного, звонят пришедшим и задавшим вопросы, а подходящих клиентов оформляют кнопкой «Сделать клиентом». Для тех, кто уже есть в базе, обращение привязывается к существующей карточке.

14. Порядок работы: краткий чек-лист#

1. Создайте вебинар, проверьте тему, время, напоминания; опубликуйте и разместите ссылку.
2. За день до вебинара проверьте число регистраций и подготовьте опросы, баннер и материалы.
3. За 15 минут откройте студию, проверьте камеру, звук, показ экрана.
4. Выйдите в эфир, включите запись, ставьте главы на смене тем.
5. Завершите вебинар, опубликуйте запись, разошлите её пришедшим и не пришедшим.
6. Передайте отчёт менеджерам: обращения уже лежат во «Входящих».