Кабинет подрядчика — рабочее место организации, которая покупает топливо у поставщика и заправляет свою технику из его бензовозов и на его АЗС по топливным картам. В кабинете работают ответственный и механики подрядчика: видят баланс по каждому виду топлива, сами назначают карты на технику и водителей, задают лимиты, подают заявки на заправку и строят отчёты. Деньги, лимиты карт и блокировки система считает сама.
Кабинет входит в отраслевое решение Exzotron ГСМ. Общая картина системы — в главной статье.
1. Вход: ответственный и механики#
Ответственного приглашает поставщик из карточки организации. На почту приходит ссылка: ответственный регистрируется и входит в веб-кабинет по почте и паролю. Сразу после входа открывается кабинет своей организации, основная система поставщика подрядчику не видна.
Ответственный сам приглашает механиков на вкладке «Механики» кнопкой «+ Пригласить» и может отключить их. Механик видит то же, что ответственный, и делает то же, кроме приглашений. Водителям доступ не нужен: они только заправляются по картам.
Кабинет работает в браузере на компьютере и на телефоне, в том числе на iPhone. Для Android есть приложение: вход по коду из 8 цифр, без логина и пароля. Код выдаёт кнопка «Получить код» на главной или «Код для приложения» у механика. Код действует 7 дней, новый код отключает прежний телефон.
2. Главная: баланс по видам топлива#
Деньги ведутся отдельно по каждому виду топлива: оплата за дизельное топливо не тратится на бензин. На главной по каждому виду:
- Баланс — оплаты минус заправки по цене договора на дату заправки.
- Разрешённый долг — на сколько поставщик разрешает уйти в минус. 0 означает только предоплату.
- Доступно — баланс плюс разрешённый долг.
- Это примерно — сколько литров можно заправить по текущей цене. Ровно столько сервер разрешает всем картам этого вида на бензовозах и АЗС.
Когда доступно становится 0 или меньше, все карты этого вида топлива останавливаются до оплаты. Строка «Всего по всем видам» справочная.
Ниже — лента уведомлений по заявкам и деньгам, «Цены по договору» с датой начала действия и «Движение денег» за период: на начало, оплачено, заправлено, на конец и каждая операция с остатком после неё.
3. Заявки на заправку#
Заявка — документ: где, когда и сколько литров каждой машине. В журнале видны дата и время, место, техника, вид топлива, заказано и заправлено в литрах, цена, сумма заказа и факт, статус и кто подал. Отбор по периоду, статусу и строка поиска; внизу итоги.
«+ Новая заявка»: дата заправки, время «с» и «до» (необязательно — когда удобно принять бензовоз), место, вид топлива, техника и литры по каждой машине. «Подобрать технику» добавляет сразу несколько машин, «+ Новая техника» заводит машину прямо отсюда. Итог показан в литрах и рублях по цене договора, рядом — сколько доступно. Если литров больше, чем доступно, заявка всё равно уходит, но выдадут не больше остатка. «Отправить мастеру» — заявка уходит мастеру ГСМ. «Копировать» в журнале создаёт новую заявку по образцу прежней.
Статусы заявки:
- Отправлена мастеру — заявка ждёт мастера ГСМ, её можно отменить самому кнопкой «Отменить заявку».
- Принята, в задании — мастер поставил заявку бензовозу. Отменить её можно только через «Попросить отмену» с причиной, решает мастер.
- В пути / заправляет — бензовоз выехал к вам, литры по машинам появляются по мере выдачи.
- Выполнена или Заправлено частично — в документе по каждой машине заказано и заправлено в литрах и рублях. Если машину не заправили, водитель указал причину; в документе выберите «Перенести на завтра» (появится новая заявка) или «Не заправлять». Без решения строка закроется недоливом.
4. Карты#
Карты передаёт поставщик. Новая карта стоит, пока её не назначат на технику или водителя. В таблице: номер карты, кому назначена, вид топлива, тип (лимитная или безлимитная), суточный лимит, баланс («на карте» и «на узле» — сколько карта может выдать прямо сейчас) и статус: «Работает», «Ждёт назначения», «Не выдаёт», «Заблокирована». Отборы по виду топлива и статусу, поиск по карте, госномеру и водителю, выгрузка в PDF и Excel.
Все действия с картой — кнопкой «Настроить»:
- Назначить на технику или водителя. После назначения карта начинает работать.
- Снять назначение — карта освободится и встанет до нового назначения.
- Лимит: безлимитная карта работает на весь остаток организации по своему виду топлива; лимитная выдаёт только начисленные на неё литры и не больше остатка организации. Суточный лимит ограничивает дополнительно.
- Литры — начислить или списать литры лимитной карты в пределах доступного для распределения.
- Заблокировать — выдача по карте остановится на всех бензовозах и АЗС.
- Отчёт по карте — выдачи, начисления, лимиты и блокировки за период.
Изменения уходят на бензовозы и АЗС сами.
На одной машине работает одна карта каждого вида топлива. Если на выбранной машине уже есть карта, система спросит: «На машине уже есть карта — заблокировать её и записать новую?» Карту на водителя назначают, когда человек заправляет разную технику.
Почему карта не выдаёт, написано под статусом и полностью — в окне «Настроить»:
- Ждёт назначения — назначьте карту на технику или водителя.
- Заблокирована — нажмите «Разблокировать».
- У организации закончились деньги на этот вид топлива — стоят все карты этого вида, пополните баланс оплатой поставщику.
- Карта в минусе — лимитная карта выдала больше начисленного; начислите литры, минус обнулится.
- На лимитной карте нет литров — начислите литры.
- Остаток распределён по другим картам — литры организации уже начислены другим лимитным картам; спишите литры с другой карты или сделайте карту безлимитной.
Карта работает только на своём виде топлива: карта АИ-92 не заправит на дизельном бензовозе.
5. Техника и водители#
«Моя техника» и «Мои водители» механик ведёт сам: госномер и название машины, ФИО и телефон водителя (телефон необязателен). На них назначаются карты, по ним строятся заявки и отчёты. Если на машине стоит трекер поставщика, бензовоз видит её на карте и едет прямо к ней; трекер к машине привязывает поставщик.
6. Заправки#
Каждая выдача по картам организации: дата и время, карта и вид топлива, машина или водитель, где (бензовоз или АЗС), литры, цена и сумма. Сверху итоги: число заправок, литры, сумма и литры по каждому виду.
7. Отчёты и акт сверки#
Выберите период и отчёт, нажмите «Показать»: сначала таблица на экране, из неё — PDF и Excel.
- Заправки по картам — дата и время, техника или водитель, госномер, где, литры, цена, сумма.
- Движение денег — остаток на начало, оплаты, заправки, остаток на конец.
- Заявки на заправку — заказано и заправлено по заявкам, суммы, статусы.
- Акт сверки — как в 1С.
- По карте — выдачи, начисления и списания литров, лимиты, блокировки, остаток на карте на начало и конец.
Акт сверки: две стороны с реквизитами, сальдо на начало, отпуск топлива по картам итогом за день, оплаты по платёжным поручениям, переоценка и перенос между видами — с указанием вида топлива, обороты, сальдо на конец и места для подписей. По понедельникам ответственный получает на почту итоги прошлой недели с выдачами в Excel и актом сверки.
8. Приложение подрядчика#
В Android-приложении то же самое с телефона: баланс и доступно по видам топлива, «Новая заявка» в три шага, журнал заявок с итогом в литрах и рублях, карты с кнопками «Лимит», «Литры», «Заблокировать», «Переназначить» и «Назначить на технику», уведомления на телефоне.
9. Уведомления#
Подавшему заявку и ответственному приходит: заявка принята, перенесена или отклонена; бензовоз выехал к вам; заявка выполнена с литрами по машинам и суммой; машина не заправлена. Ответственному и механикам: денег хватит примерно на 2 дня, вход в долг, долг 80 % разрешённого, карты остановлены, оплата получена и карты снова работают. Почта приходит всегда, в приложении — уведомление на телефоне. Telegram или MAX подключаются кнопкой «Telegram и MAX» на главной: бот получает только уведомления подрядчика и кнопки «Баланс», «Заявки», «Кабинет», «Отключить уведомления».
С кем связан#
- Менеджер по подрядчикам поставщика: заводит организацию, цены и разрешённый долг, передаёт карты, приглашает ответственного.
- Бухгалтер поставщика: проводит оплаты по видам топлива, от них зависит баланс и работа карт.
- Мастер ГСМ: принимает заявки, ставит их бензовозам, решает просьбы об отмене.
- Водитель АТЗ: привозит топливо и заправляет машины по картам, отмечает незаправленные с причиной.