Офис поставщика топлива работает в веб-портале. Менеджер по подрядчикам заводит организацию-подрядчика, цены по договору и разрешённый долг, передаёт карты и приглашает ответственного в кабинет. Бухгалтер вносит оплаты подрядчиков по видам топлива, начальные остатки и переносы, сверяет расчёты. Вместе с диспетчером офис ведёт заявки за подрядчиков, проверяет наряды бензовозов, печатает путевые листы и ведомости.
Роль входит в отраслевое решение Exzotron ГСМ. Общая картина системы — в главной статье.
1. Справочник контрагентов#
Подрядчики заведены как контрагенты вида «Покупатели». В списке видны баланс, разрешённый долг и число карт; значок «₽» означает баланс в рублях, «л» — учёт в литрах. Двойной щелчок или карандаш открывает карточку. Кнопка «Настройки подрядчиков» задаёт, кто из сотрудников получает уведомления о подрядчиках, адреса писем по понедельникам и их включение; там же «Отправить сводку за прошлую неделю сейчас».
2. Карточка подрядчика: основное, цены и долг#
«Основное» — наименование, ИНН, вид, транзитный склад и геозона объекта подрядчика. ИНН обязателен для денежного режима: по нему система заводит эталонную карту организации с номером, равным ИНН, отдельно по каждому виду топлива.
- «Вести баланс в рублях» — оплаты вносятся банковскими выписками, каждая выдача по картам списывается по цене на дату выдачи.
- «Учёт в литрах» — цена 1 по всем видам: поступления, долг, баланс и выдачи ведутся в литрах. Переключается только при нулевом балансе по каждому виду.
- Разрешённый долг — по каждому виду топлива отдельно. 0 — только предоплата.
- Цены по договору — цена за литр с даты, новая цена — новой строкой, история сохраняется, подрядчик получает уведомление. Цена задним числом переоценивает выдачи после этой даты, в движении денег появляется строка «Переоценка». Нет цены на вид топлива — карты этого вида не выдают.
3. Баланс: деньги превращаются в литры#
По каждому виду топлива: доступные литры = (баланс + разрешённый долг) / текущая цена. Столько сервер разрешает картам подрядчика этого вида: безлимитная карта получает на бензовоз весь остаток, лимитная — меньшее из своего лимита и остатка организации. Пересчёт идёт при оплате, выдаче, смене цены или долга, карты перевыгружаются на бензовозы и АЗС сами. Когда доступно становится 0 или меньше, карты вида останавливаются, подрядчику и офису приходит уведомление. Ниже — движение денег за период: на начало, поступило, выдано, на конец.
4. Кабинет подрядчика, бензовоз и заявки за подрядчика#
- Бензовоз по умолчанию — заявки подрядчика сами встают в задание этого бензовоза на свой день, точка на каждую машину. Не выбран — заявка ждёт мастера ГСМ.
- Заявка за подрядчика — если подрядчик позвонил или кабинета у него нет: дата, время, место, машины и литры. Заявка идёт так же, как из кабинета. Ниже — все заявки подрядчика со статусами.
- Техника подрядчика — машины, которые заправляются у вас. Трекер (IMEI) привязывается, чтобы точка задания стояла у машины, а бензовоз видел её на карте.
- Пригласить в кабинет — почта и роль «Ответственный» или «Механик», на почту уходит ссылка регистрации. В «Пользователях кабинета» видно, кто работает, есть «Код приложения» и «Отключить».
Чистые карты подрядчику передаются в журнале «Регистрация карт» видом «Передача подрядчику»: карты закрепляются за организацией без владельца и стоят, пока механик подрядчика не назначит их в своём кабинете. Подробнее о работе подрядчика — в статье Кабинет подрядчика.
5. Банковские выписки#
«Журнал документов» → «Банковские выписки». В журнале — номер, дата, контрагент, вид документа, номер платёжного поручения, сумма, распределение по видам топлива, статус и кто внёс; сверху итоги: документов, поступило, в черновиках, учёт в литрах. Проведённая оплата пополняет баланс подрядчика и сразу открывает его карты.
Три вида документа: «Поступление», «Начальный остаток» и «Перенос между видами». В документе — дата, контрагент, сумма, номер платёжного поручения, назначение, комментарий и «Распределение по видам топлива». Кнопки «Сохранить» (черновик), «Провести», у проведённого — «Отменить проведение»; проведённый документ только для чтения.
- Один вид топлива у подрядчика — вся сумма идёт на него.
- В назначении есть «ДТ», «дизель», «АИ-92», «АИ-95» или «бензин» — вид определяется по тексту.
- Вид не найден — документ не проводится, пока бухгалтер сам не распределит сумму по видам.
- Перекинуть деньги с одного вида на другой — «Перенос между видами».
- Долг или аванс на дату перехода — «Начальный остаток», в том числе отрицательный.
- Ошибка в проведённой оплате — отменить проведение, исправить и провести снова; возврат — сторно, сумма со знаком минус.
6. Заявки на заправку в вебе#
«Наряды» → вкладка «Заправки»: все заявки на заправку — от подрядчиков, за подрядчиков и от оператора АЗС. В таблице: требуется к сроку, подразделение, подрядчик, место, топливо, заказано, выдано, остаток, срочность и статус; отборы по периоду, «только открытые», «только изменённые» и поиск. Подвкладки «Задания водителей», «Требует решения» (заправлено частично: «Перенести остаток», «Закрыть с причиной», «Подобрать машину») и «Подвоз на АЗС» (заявки оператора: «Создать ходку», «Разбить на ходки»). В карточке заявки — кто подал и его телефон, техника и литры, выдано и история.
7. Наряды, путевые листы и ведомость#
Наряд, который водитель бензовоза завершил, стоит «На проверке» на вкладке «Топливозаправщики». Офис открывает карточку — точки, выдачи, трек — и нажимает «Проверено»: наряд становится «Завершён». Путевой лист формы 4-П печатается на выезд и закрывающим: выезд и возврат по одометру, остаток в баке, моточасы, выполнение заданий и все выдачи за смену. Ведомость движения топлива бензовоза: остаток на начало по учёту, датчикам и счётчику, приходы с документами, выдачи поштучно, слив на АЗС, остаток на конец и сверка счётчика с суммой выдач, места для подписей водителя, диспетчера и бухгалтера.
«Сообщения водителей» в «Нарядах» — переписка с водителями бензовозов прямо из веба. По понедельникам офису приходит сводка по всем подрядчикам за прошлую неделю: оплачено, заправлено, остаток или долг, у кого стоят карты, с Excel по каждому.
С кем связан#
- Ответственный и механики подрядчика: получают приглашение, ведут карты и заявки, видят баланс и акт сверки.
- Мастер ГСМ: принимает заявки и ставит их бензовозам, решает внештатные ситуации в поле.
- Водитель АТЗ: закрывает наряды и смену, по ним печатаются путевой лист и ведомость.
- Диспетчер: общая работа с нарядами и сообщениями водителей.