Exzotron ГСМ — отраслевое решение для топливной компании, которая продаёт топливо подрядчикам и заправляет их технику из своих бензовозов и на своих АЗС по топливным картам. Подрядчик сам ведёт карты и подаёт заявки в своём кабинете, мастер ГСМ распределяет заявки по бензовозам, водители заправляют машины по картам, остатки сливаются на АЗС. Деньги подрядчика ведутся по каждому виду топлива, лимиты карт и блокировки система считает сама.
Решение построено на общей основе системы, общая картина — в главной статье.
Что решает#
Без системы заявки идут бухгалтеру по телефону и в мессенджерах, карты закреплены за подразделениями, долги подрядчиков ведутся в таблицах, блокировка — вручную, отчёты подрядчикам собираются в Excel. Подрядчик не видит ни баланса, ни своих заправок. В Exzotron ГСМ цепочка замкнута: контрагент → карты → оплата → заявка → доставка → выдача → списание → отчёт.
Цепочка целиком#
- Менеджер заводит подрядчика: ИНН, цены по договору и разрешённый долг по каждому виду топлива.
- Ответственный подрядчика получает приглашение в кабинет на почту и сам приглашает механиков.
- Чистые карты передаются подрядчику в журнале «Регистрация карт».
- Бухгалтер вносит оплату банковской выпиской с распределением по видам топлива.
- Сервер переводит деньги в литры: (баланс + разрешённый долг) / цена — и ограничивает ими карты подрядчика на всех бензовозах и АЗС.
- Механик подрядчика назначает карты на технику или водителей, задаёт лимиты.
- Механик подаёт заявку: машины и литры каждой.
- Заявка встаёт в задание закреплённого бензовоза или ждёт мастера ГСМ.
- Водитель АТЗ заправляет машины по картам, точка на каждую машину.
- Каждая выдача списывается с баланса подрядчика по цене на дату.
- Подрядчику и офису приходят уведомления: вход в долг, долг 80 %, карты остановлены, оплата получена.
- Подрядчик строит отчёты и акт сверки сам, по понедельникам письма уходят сами.
Роли решения#
- Кабинет подрядчика — ответственный и механики подрядчика: веб на компьютере и телефоне, Android-приложение. Баланс по видам топлива, карты и лимиты, заявки, техника и водители, отчёты.
- Мастер ГСМ — полевой диспетчер бензовозов в приложении: топливо в бензовозах и на складах, заявки, задания, происшествия.
- Водитель АТЗ — смена, налив, маршрут по машинам подрядчиков, выдача по картам и без карты, слив остатка на АЗС.
- Оператор АЗС — ёмкости, приём слива остатка с бензовоза одной операцией.
- Диспетчер — «Наряды» → «Заправки», сообщения водителям, проверка нарядов бензовозов.
- Бухгалтер и менеджер по подрядчикам — карточка подрядчика, цены и долг, банковские выписки, путевые листы, ведомости и сводки.
Подрядчик — пользователь компании-поставщика, привязанный к своей организации: отдельная компания ему не заводится, он видит только своё. Узел выдачи на бензовозе и АЗС хранит только лимит каждой карты, поэтому всё общее — деньги, долг, цену — сервер переводит в лимиты карт и сам перевыгружает их на узлы.
Деньги и лимиты карт#
У подрядчика отдельный баланс и разрешённый долг по каждому виду топлива: оплата за дизельное топливо не тратится на бензин. Доступные литры = (баланс + разрешённый долг) / цена договора. Безлимитная карта подрядчика работает на весь остаток своего вида. Лимитная — на меньшее из своего лимита и остатка организации: лимит 200 л при остатке 100 л даст 100 л. Суточный лимит карты действует дополнительно. Когда доступно становится 0 или меньше, все карты этого вида останавливаются, после оплаты снова работают. Для подрядчиков, которые рассчитываются литрами, есть «Учёт в литрах».
Заявка и доставка#
Механик подрядчика выбирает машины и литры каждой, видит сумму по цене договора. Заявка встаёт в задание бензовоза — сама, если у подрядчика есть закреплённый бензовоз, или решением мастера ГСМ. В задании точка на каждую машину: если на машине трекер, навигатор водителя ведёт к её живым координатам, ближайшие первыми. Выдача по карте машины закрывает её точку, литры по машинам сразу видны подрядчику в заявке.
Внештатные ситуации#
- Щит карт не сработал — водитель наливает через байпас и указывает, кто получил. Машины своих точек засчитываются сразу, чужие — после подтверждения мастера; деньги и заявка подрядчика пересчитываются.
- Машину не заправили — водитель пропускает точку с причиной, механик подрядчика выбирает «Перенести на завтра» или «Не заправлять».
- Бензовоз сломался — «Не могу продолжать», мастер передаёт непройденные точки другому бензовозу, подрядчику — «бензовоз заменён».
- Неисправный бензовоз не получает новых заявок до новой смены.
Конец дня: остаток на АЗС#
Когда все точки пройдены, мастер получает «бензовоз свободен, в цистерне N л» и решает: слить на АЗС или оставить на завтра. Слив — одна операция водителя и оператора АЗС: оператор выбирает ёмкость и нажимает «Готов к приёму», водитель видит «Можно сливать», на время слива колонки АЗС считаются занятыми, документ один — его оформляет оператор при приёмке.
Документы и отчёты#
Подрядчик в кабинете строит отчёты за любой период — заправки по картам, движение денег, заявки, отчёт по карте и акт сверки как в 1С — сначала на экране, затем PDF и Excel. Офис печатает путевой лист формы 4-П на выезд и закрывающий, ведомость движения топлива бензовоза за смену со сверкой счётчика и датчиков. По понедельникам подрядчику уходит письмо с итогами недели и актом сверки, офису — сводка по всем подрядчикам с Excel по каждому.
Как попробовать#
Решение целиком собрано на демо-компании «Демо ТопливоСервис»: три подрядчика («Демо КарьерСнаб» с кабинетом, дизельным топливом и АИ-92, «Демо СтройДорТех» с заявками через офис, «Демо ЖилСтрой» в учёте в литрах), бензовозы на дизельном топливе и бензиновый АТЗ, «АЗС База» с оператором, техника подрядчиков с трекерами на имитаторах. Все снимки в статьях сняты на ней.