Что вы делаете в системе#
- согласуете заказы поставщикам (руководитель);
- разрешаете оплату счетов поставщиков (руководитель или финансовый директор, достаточно решения одного из двоих);
- согласуете скидки менеджеров, если это входит в вашу роль;
- следите за работой юриста, сроками и поступлениями.
Разрешение оплаты#
Каждый входящий счёт поставщика проходит отдельный шаг разрешения, независимо от согласования самого заказа. Бухгалтерия принимает счёт и передаёт его вам: приходит уведомление в портал и мессенджеры. В портале есть плитка «Оплаты поставщикам», она ведёт в окно «Облачная бухгалтерия», раздел «Закупки → Входящие документы».
Откройте счёт со статусом «На разрешении оплаты» (можно выбрать очередь «На разрешении оплаты»). В карточке видны поставщик, заказ, сумма, срок оплаты, скан счёта, при расхождении с заказом предупреждение, а также история.
Решение принимается кнопками в верхней строке карточки:
- Разрешить оплату: в поле «Разрешить сумму» подставлена вся сумма счёта; можно уменьшить (частичное разрешение), но не больше суммы счёта;
- Вернуть: с обязательной причиной; счёт вернётся бухгалтерии и менеджеру по закупкам;
- Отложить: выберите дату, до которой откладываете решение; в эту дату придёт напоминание.
Когда один из двоих принял решение, у второго счёт исчезает из очереди. В истории счёта видно, кто и когда разрешил.
Если срок оплаты наступает завтра, сегодня или уже прошёл, а счёт всё ещё не разрешён, обоим приходит напоминание один раз в день в 9 часов по рабочим дням.
Скан счёта#
Скан открывается ссылкой в карточке: изображения (JPG, PNG) показываются в браузере, PDF скачивается.
Согласование заказа поставщику#
Заказ, отправленный закупщиком, приходит владельцу на согласование. В карточке (раздел «Закупки → Заказы поставщикам») видны позиции, цены, поставщик и подсказка про договор. Решение: «Согласовать» или «Отклонить» (с причиной).
Что видно руководителю#
- Сводка юриста: показатели за период, просрочки, загрузка и сроки подготовки, договоры поставщиков, которых ждут заказы.
- Реестр договоров: наши договоры и договоры из учётной системы, срок действия, фильтры.
- Журнал «Поступления денег»: все поступления и их сопоставление со счетами.
- Очередь заявок юристу: все заявки, их статусы и сроки.
Настройки закупок#
Настройки хранятся в системе и меняются владельцем:
| Параметр | Значение по умолчанию | Что делает |
|---|---|---|
purchase.pay_require_approval |
включено | без разрешённого счёта оплатить заказ нельзя; значение «false» отключает проверку |
purchase.pay_approvers |
пусто | дополнительные пользователи, которые тоже разрешают оплату (кроме владельца и финансового директора) |
purchase.vat_wait_days |
5 | через сколько рабочих дней после приёмки напоминать об отсутствии счёта-фактуры |
Финансовым директором считается сотрудник с шаблоном должности «Финансовый руководитель»; ему открыт раздел «Входящие документы», остальные разделы окна ему не нужны и не показываются.