Что вы делаете в системе#
- принимаете договоры от юриста, печатаете их, организуете подписание и фиксируете его;
- вносите входящие документы поставщиков (счета на оплату, счета-фактуры, УПД) со сканами, проверяете их и передаёте счета на разрешение оплаты;
- оплачиваете только разрешённые счета поставщиков;
- следите за поступлениями денег от клиентов.
Договоры от юриста#
Готовые договоры приходят во вкладке «Документы от юриста» портала (и в виде уведомления). Для каждой передачи видны заявка, клиент или контрагент, счёт, дата передачи, файл договора и статус: «Передан», «Получен», «Подписан».
- Откройте документ и подтвердите получение кнопкой «Получено».
- Распечатайте договор и организуйте подписание: на бумаге, вместе с отгрузкой, через электронный документооборот или по почте.
- Нажмите «Подписан…» и в окне укажите способ подписания, дату подписания (не позже сегодняшней), приложите скан подписанного договора (по желанию) и комментарий.
- После сохранения заявка получает статус «Подписан», заявитель и юрист получают уведомление, договор попадает в реестр договоров.
Журнал подгружается по прокрутке, в нём есть поиск (заявка, клиент или контрагент, счёт) и период по дате передачи. Неподписанные документы видны всегда, независимо от периода.
Для договоров с покупателями и для договоров поставщиков порядок один и тот же; в колонке «Клиент» у договора поставщика стоит контрагент.
Печатные формы из счёта#
В карточке счёта покупателю меню «Печать» даёт «Счёт покупателю», «Договор» и «Приложение к договору». Они строятся по утверждённым шаблонам юриста и данным счёта.
Входящие документы поставщиков#
Раздел «Закупки → Входящие документы» окна «Облачная бухгалтерия». Это очередь для бухгалтерии: кто первым взял документ, тот его и ведёт, коллега может перехватить кнопкой «Взять в работу».
Над списком период «С / По» (по умолчанию с начала года), очередь, вид документа и поиск (поставщик, номер, ИНН). Очереди: «Все активные», «Ждут внесения и приёма», «Приняты, не отправлены на разрешение», «На разрешении оплаты», «Разрешены к оплате», «Возвращены», «Все, включая закрытые». Незавершённые документы показываются независимо от периода.
Внести документ#
- Нажмите «Внести документ».
- Выберите вид: «Счёт на оплату», «Счёт-фактура» или «УПД».
- Заполните поставщика (можно выбрать из справочника контрагентов), номер и дату документа, сумму, при необходимости срок оплаты и НДС. Если документ относится к заказу поставщику, укажите номер заказа: поставщик и сумма подставятся сами.
- Приложите скан (PDF, JPG или PNG) и нажмите «Внести документ».
Система не даст внести дубль (тот же поставщик, вид, номер и дата). Если сумма счёта не совпадает с суммой заказа или ИНН отличается, вы увидите предупреждение, но внести документ можно.
Если менеджер по закупкам передал счёт без скана#
Он нажал «Передать счёт бухгалтерии» и выбрал заказ: вам пришло уведомление, в очереди появился документ со статусом «Передан без скана». Откройте его, заполните номер, даты, сумму, приложите скан и сохраните. Документ станет «Внесён».
Принять и передать на разрешение#
Схема: Внесён → Принят → На разрешении оплаты → Оплата разрешена → Оплачен
- Проверьте сумму и реквизиты по скану и нажмите «Принять: сумма и реквизиты проверены».
- У счёта на оплату появится кнопка «Передать на разрешение оплаты». Нажмите её: уведомление уйдёт владельцу и финансовому директору. Для счёта-фактуры и УПД на этом работа заканчивается.
- Если документ нужно исправить, нажмите «Вернуть» и укажите причину: менеджер по закупкам получит уведомление, документ вернётся на внесение.
- Поле «Номер документа в 1С» и кнопка «Сохранить отметку» фиксируют, что документ внесён в учётную систему (внесение пока делается вручную).
Оплатить поставщику#
Оплата возможна только по разрешённому счёту и в пределах разрешённой суммы.
- Откройте заказ поставщику в разделе «Закупки → Заказы поставщикам».
- В блоке «Оплата поставщику» над формой видна подсказка «Разрешено к оплате: …». Если счёт не разрешён, оплату отметить нельзя, подсказка красным объяснит, что нужно сделать.
- Укажите дату, сумму (по умолчанию подставляется допустимая), способ и номер платёжного документа и нажмите «Отметить оплату».
- Менеджер по закупкам сразу получит уведомление: поставщик, сумма, дата, остаток к оплате; о полной оплате приходит отдельное уведомление.
Ошибочную оплату можно отменить ссылкой «отменить» рядом с ней, указав причину: счёт снова станет разрешённым к оплате, менеджер получит уведомление.
Один платёж привязывается к одному счёту. Если разрешено 100 по одному счёту и 80 по другому, платёж на 120 не пройдёт: оплатите двумя платежами.
Счёт-фактура и УПД#
Когда товар принят, внесите счёт-фактуру или УПД поставщика и привяжите к заказу. Если через 5 рабочих дней после приёмки документа нет, вам и менеджеру по закупкам придёт напоминание. Срок настраивается.
Поступления денег#
Журнал «Поступления денег» в разделе «Продажи». Деньги из банковской выписки, которую вы загружаете в учётную систему, подтягиваются автоматически. Система сопоставляет платёж со счётом (по ссылке на счёт, по номеру в назначении, по клиенту через ИНН) и уведомляет менеджера.
- По умолчанию показываются последние 30 дней, период меняется полями «С» и «По».
- Фильтр «Сопоставление» помогает быстро найти платежи, которые система не смогла привязать («не определён», «клиент найден, счёта нет»).
- Платежи между своими организациями не уведомляют менеджеров.
- Внизу счётчик найденных платежей и общая сумма по отбору.