Закупки: заявки, заказ поставщику, оплата и приёмка

Группа «Закупки» окна «Облачная бухгалтерия» ведёт закупку комплектующих и товаров одним документом — «Заказ поставщику». Он собирает позиции, цены, номер счёта поставщика, срок поставки, согласование владельцем, оплату и приёмку.

Заявки на закупку#

Заявки появляются тремя путями: при обработке строки заказа клиента («Закупка» или «Заявка на закупку» для прямой поставки), по недостающему из раздела «Потребность в материалах» и при ручном оформлении заказа поставщику. Раздел «Заявки на закупку» показывает номер, позицию, количество, заказ клиента, вид (на склад или прямая поставка), статус (новая, в заказе поставщику, поступила, отменена) и номер заказа поставщику. Отмеченные заявки собираются в заказ одной кнопкой.

Заказ поставщику#

Раздел «Заказы поставщикам». В заказе: поставщик (из справочника контрагентов 1С или вписанный вручную), ИНН, номер и дата счёта поставщика, склад приёмки, ожидаемая дата поставки, строки (позиция склада, количество, цена за единицу), комментарий. Свободные позиции можно заказать и «про запас». Если у заявки ещё нет позиции склада, система находит её по связи с прайсом или названию либо создаёт.

Путь заказа:

1. Черновик. Закупщик (владелец, кладовщик) собирает и сохраняет заказ.
2. На согласовании. Отправляется владельцу.
3. Согласован владельцем или отклонён с причиной; отклонённый возвращается в черновик при правке.
4. Выполнен, когда принято всё количество, либо закрыт с недостачей, либо отменён.

После согласования можно уточнять номер и дату счёта поставщика, срок поставки и комментарий; состав заказа не меняется.

Оплата поставщику#

Бухгалтер или владелец отмечает оплату только по согласованному заказу: дата, сумма (не больше остатка к оплате), способ, номер документа. Оплату можно отменить с причиной. Заказ с оплатой отменить нельзя, пока оплата не отменена.

Приёмка#

Принимают владелец и кладовщик, частично или полностью. В форме приёмки по каждой строке вводится принятое количество; для серийных позиций вписываются заводские номера (по одному на единицу). По складским позициям система сама оформляет и проводит складской приход по цене заказа, в карточке видно номер прихода.

• Принять больше заказанного нельзя.
• При полной приёмке заказ становится «Выполнен», связанные заявки — «поступила».
• Прямая поставка на склад не приходуется: приёмка только отмечает отгрузку клиенту и переводит строку заказа клиента в «отправлено клиенту». Склад приёмки для таких строк не нужен.
• Приёмку можно отменить с причиной: приход откатывается, заявки и заказ возвращаются в прежнее состояние. Если принятое уже использовано, отмена невозможна.

«Закрыть с недопоставкой» возвращает то, что не привезли, в заявки на закупку со статусом «новая».

Просроченные поставки#

В журнале заказов поставщикам есть фильтр «Просрочена поставка»; просроченные даты выделены, счётчик показан в заголовке списка.

Права#