Рабочее место#
Вкладка «Юрист» портала. Вверху разделы: «Мои заявки», «Очередь юриста», «Документы от юриста», «Шаблоны», «Договоры», «Сводка».
В «Очереди юриста» собраны все заявки. Над списком поиск (по номеру, названию, клиенту, счёту), период «С / По» по дате создания (по умолчанию с начала года) и фильтры по статусам. Заявки в работе показываются всегда, закрытые и отменённые только внутри периода. Список подгружается по мере прокрутки.
Договор по счёту#
Схема: Новая → Принять в работу → Сформировать по шаблону → Вопросы заявителю → Готов → Передать в бухгалтерию
- Откройте новую заявку и нажмите «Взять в работу». Исполнителем станете вы; назначить заявку другому юристу можно кнопкой «Назначить».
- Нажмите «Сформировать договор по шаблону». Система подставит в утверждённый шаблон данные клиента, счёта и вашего юридического лица, присвоит номер (префикс шаблона, день и месяц, год) и сохранит черновик в «Файлах». В окне формирования задаются дата договора и цена, если шаблон их требует.
- Если не хватает данных, нажмите «Нужны данные» и напишите вопрос. Заявка получит статус «Нужны данные» и вернётся «В работу», когда заявитель ответит.
- Загрузите готовую редакцию во вкладке «Файлы» с ролью «Готовый документ»: версии накапливаются, текущая отмечена.
- Когда документ готов, нажмите «Готово», затем «Передать в бухгалтерию». Бухгалтерия получает уведомление, заявитель тоже.
Перед формированием система проверяет реквизиты клиента. Если их нет, в карточке виден статус реквизитов, и их сначала нужно заполнить.
Договор поставщика: круги согласования#
Договор поставщика обычно приходит из закупок: заявка уже содержит поставщика, ИНН, предмет, ориентировочную сумму и ссылку на заказ.
Схема: Новая → На анализе у юриста → Ждём ответа контрагента → На анализе → Согласован → Передан в бухгалтерию → Подписан
- Возьмите заявку в работу: она получает статус «На анализе у юриста» и первый круг согласования.
- Откройте «Пункты разногласий», занесите пункты и решения по ним и нажмите «Отправить круг контрагенту». Статус «Ждём ответа контрагента», дата проверки по умолчанию через 5 дней; когда она наступает, приходит напоминание.
- Получив ответ, нажмите «Получен ответ контрагента»: откроется следующий круг; принятые пункты в него не переносятся.
- Когда все пункты решены и загружена согласованная редакция (роль «Готовый документ»), нажмите «Редакция согласована».
- Нажмите «Передать в бухгалтерию»: бухгалтерия печатает договор и организует подписание.
В описании заявки показывается строка «Заказы поставщику»: какие заказы ждут этого договора и на какую сумму. Подписанный договор попадает в реестр и сам подставляется в заказы этого поставщика.
Если договор подписан вне системы, загрузите скан подписанного (роль «Скан подписанного») и нажмите «Отметить подписание».
Обсуждение, файлы, история#
Вся переписка по заявке ведётся во вкладке «Обсуждение», файлы лежат во вкладке «Файлы», а все действия записываются в «Историю». Внутренние заметки видите только вы и руководители.
Шаблоны договоров#
Во вкладке «Шаблоны» хранятся шаблоны Word с метками вида {{buyer_name}}: на их места система подставляет данные. Для каждого шаблона указаны вид договора, префикс номера, юридическое лицо (сторона), редакция и статус.
- «Загрузить шаблон»: новый шаблон создаётся черновиком; после «Утвердить» он становится действующим.
- «Новая редакция»: загрузите исправленный файл; прежняя редакция после утверждения новой уходит в архив и остаётся доступной.
- «В архив»: шаблон перестаёт предлагаться при формировании договоров.
Реестр договоров#
Во вкладке «Договоры» собраны договоры, подписанные через систему или внесённые вами, и договоры из учётной системы (последние только для чтения). Есть поиск по номеру, клиенту, ИНН, фильтры по источнику, стороне, статусу, сроку действия и период по дате договора.
Кнопка «Внести договор» создаёт запись вручную: номер, дата, контрагент, сторона, срок действия, скан. Договоры с истекающим сроком (30 дней) выделяются, их можно отобрать фильтром.
Документы от юриста#
Здесь видно, что вы передали бухгалтерии, получено ли, подписано ли и каким способом.
Сводка#
«Сводка» показывает заявки за период: сколько всего, в работе, закрыто, просрочено, не принято; разрез по видам; сроки приёмки и подготовки; просроченные заявки; а также блок закупок: договоры поставщиков, которых ждут заказы, с ближайшей датой поставки.
Напоминания и уведомления#
Система сама напоминает о приближении срока и просрочке, об отсутствии ответа контрагента к дате проверки, о приближении окончания действия документов. Новые заявки и ответы заявителей приходят в колокольчик портала и в мессенджеры.