Эта статья для сотрудника партнёра, который уже вошёл в кабинет. Здесь описан раздел «Профиль»: ваши контактные данные, смена пароля, согласие на обработку персональных данных и, самое главное для работы с деньгами, реквизиты организации для счетов и договоров. Отдельно рассказано, как устроен список сотрудников вашей организации и что означает надпись про розницу или опт в верхней полосе кабинета.
Если вы ещё не входили в кабинет, начните со статьи «Первый вход в личный кабинет». О подключении системы мониторинга читайте в статье «Подключение системы мониторинга из кабинета».
Верхняя полоса: кто вошёл и какие цены действуют#
Верхняя полоса есть на каждом экране кабинета. Справа в ней написано, под кем вы вошли: «Вы вошли как» и ваше имя, ниже название организации и через точку слово, которое показывает, по какому прайсу вы работаете:
| Надпись | Что она значит |
|---|---|
| «розница» | Вам открыт розничный прайс-лист. Так начинают работу все новые клиенты после регистрации. |
| «партнёр (опт)» | Для вашей организации менеджер согласовал партнёрские (оптовые) условия. Цены и скидки в кабинете считаются по ним. |
Справа от этой надписи находится кнопка «Выйти». Если компания настроила ссылку на документацию, по центру полосы будет кнопка «Документация».
Важно. Оптовые условия открывает только менеджер, самостоятельно переключить «розницу» на «опт» в кабинете нельзя. Если вы договорились с компанией об оптовых ценах, а в полосе по-прежнему написано «розница», напишите своему менеджеру и после его ответа обновите страницу.
Под основным содержимым кабинета всегда показан ваш менеджер: имя, телефон и электронная почта.
Как открыть профиль#
В панели разделов в правой части находится кнопка «Профиль» (значок человека). Если навести на неё указатель мыши, появится подсказка «Профиль: Организация, пароль, реквизиты». Раздел доступен всегда, при любом наборе других разделов.
Страница профиля состоит из трёх частей:
- Сверху на всю ширину блок «Реквизиты для счетов и договоров».
- Ниже слева карточка «Контактные данные».
- Ниже справа карточки «Смена пароля» и «Персональные данные».
Контактные данные#
Карточка «Контактные данные» содержит два поля, которые вы можете менять, и четыре строки, которые только показываются.
| Поле | Что вводить | Можно ли менять |
|---|---|---|
| ФИО контактного лица | Фамилия, имя, отчество. Не короче трёх знаков, иначе придёт сообщение «Укажите ФИО». | Да |
| Телефон | Номер в международном виде, например +7 900 000-00-00. Номера, начинающиеся с 8 или без кода страны, система приводит к виду с кодом страны. Если номер не подходит, придёт сообщение «Укажите телефон в международном формате». | Да |
| E-mail (логин) | Адрес, по которому вы входите. | Нет |
| Организация | Название организации. | Нет |
| ИНН | Налоговый номер организации (подпись всегда «ИНН», в том числе для других стран). | Нет |
| Регион | Регион организации. | Нет |
Под строками написано: «Изменить организацию, ИНН или регион можно через вашего менеджера». Чтобы поменять эти данные или адрес электронной почты, сообщите менеджеру, он внесёт изменения в карточке клиента.
Чтобы сохранить ФИО и телефон, нажмите «Сохранить». Под полями появится зелёное сообщение «Сохранено».
Важно. ФИО и телефон из этой карточки система записывает не только в ваш личный профиль, но и в карточку всей организации как «контактное лицо» и «телефон». Их видят менеджеры и используют в документах. Поэтому, если вы не основной контакт организации, а, например, присоединившийся коллега, не меняйте эти поля без необходимости: вы можете заменить контакт руководителя или бухгалтера на свой.
Смена пароля#
Карточка «Смена пароля» состоит из двух полей: «Текущий пароль» и «Новый пароль». Повторно вводить новый пароль не нужно, поэтому набирайте его внимательно.
Требования к новому паролю:
- не короче 10 знаков;
- есть хотя бы одна буква и одна цифра;
- не совпадает с вашим логином или его частью до знака «@»;
- не из списка очень простых паролей (вроде «1234567890», «qwertyuiop», «password123»).
Что происходит после нажатия «Сменить пароль»:
- Если всё верно, появляется сообщение «Пароль изменён». Поля очищаются.
- Вы остаётесь в кабинете, а вход на всех остальных устройствах и в других браузерах закрывается: там придётся войти заново с новым паролем.
- Если система мониторинга была создана для вас из кабинета, пароль для неё меняется тоже: у кабинета и мониторинга один пароль (подробнее в статье «Подключение системы мониторинга из кабинета»).
Если старый пароль набран неверно, появится красное сообщение «Текущий пароль указан неверно». Пароль можно сменить не более 10 раз в час, при превышении будет сообщение «Слишком много попыток. Попробуйте позже».
Если вы забыли пароль, смена в профиле не поможет: на экране входа нажмите «Забыли пароль?» (см. статью «Первый вход в личный кабинет»).
Персональные данные и согласие#
Карточка «Персональные данные» содержит:
- флажок «Получать информационные и рекламные сообщения …» (дальше написано название компании). Он сохраняется сразу при нажатии, отдельной кнопки нет. Рассылки необязательны, на работу кабинета флажок не влияет;
- ссылки «Политика обработки персональных данных» и «Согласие»: документы открываются в новой вкладке;
- кнопку «Отозвать согласие и закрыть доступ».
Как отозвать согласие#
- Нажмите «Отозвать согласие и закрыть доступ». Кнопка заменится предупреждением: доступ в кабинет будет закрыт, пароль удалён, данные контактного лица будут обезличены или удалены с учётом сроков хранения (заказы и расчёты хранятся по требованиям учёта), действие нельзя отменить.
- Если вы передумали, нажмите «Отмена»: профиль вернётся к прежнему виду.
- Если решение окончательное, нажмите «Да, отозвать согласие».
После подтверждения вы увидите экран «Согласие отозвано» с сообщением «Согласие отозвано, доступ закрыт». Менеджеру компании уходит уведомление об отзыве.
Важно. Отзыв согласия закрывает только кабинет. Если для вас была создана учётная запись в системе мониторинга, она сама не закрывается и не удаляется: этот вопрос решает менеджер. Если вы хотите закрыть и мониторинг, сообщите об этом менеджеру.
Войти в кабинет после отзыва нельзя: пароль удалён. Если нужно вернуться, обратитесь к менеджеру.
Если компания выпускает новую редакцию согласия, при следующем входе вместо кабинета появится окно «Подтвердите согласие с новой редакцией» с кнопками «Выйти» и «Согласен(на)». Пока вы не подтвердите согласие, данные кабинета закрыты.
Реквизиты для счетов и договоров#
Реквизиты нужны, чтобы компания выставила вам счёт и подготовила договор. Без них раздел «Договоры» напомнит, что договор подготовить не получится, и предложит заполнить реквизиты в профиле. Блок находится в самом верху профиля.
Реквизиты общие для всей организации: любой сотрудник, который входит в кабинет, видит те же данные и может их изменить.
Четыре состояния#
Над формой всегда показана цветная строка, она говорит, в каком состоянии ваши реквизиты. Под ней написано, к какой организации они относятся: «Организация: …, ИНН …».
| Состояние | Что написано в кабинете | Что это значит и что делать |
|---|---|---|
| Не заполнены | «Реквизиты не заполнены. Они нужны, чтобы выставить счёт и подготовить договор» (жёлтая строка) | Заполните форму вручную или нажмите «Заполнить по ИНН», затем внесите банковские данные и нажмите «Сохранить реквизиты». |
| Ждут проверки | «Реквизиты внесены и ждут проверки менеджером. Счета выставляются после проверки» (жёлтая строка) | Все обязательные поля заполнены и сохранены. Менеджеру ушло уведомление, теперь нужно дождаться проверки. |
| Проверены | «Реквизиты проверены менеджером …» (зелёная строка) | Реквизиты подтверждены, можно запрашивать счёт и договор. |
| Возвращены на доработку | «Менеджер просит исправить реквизиты:» и причина (красная строка) | Прочитайте причину, исправьте данные и снова нажмите «Сохранить реквизиты». |
Кнопка «Заполнить по ИНН»#
Если организация российская, ИНН проходит проверку, а у компании подключён сервис справочника, над формой есть кнопка «Заполнить по ИНН» и пояснение «Подставим наименование, КПП, ОГРН, адрес и руководителя из открытого реестра. Банковские реквизиты вносятся вручную». Если кнопки нет, значит, автозаполнение сейчас недоступно: заполните форму вручную.
Как это работает:
- Нажмите «Заполнить по ИНН». Система запрашивает открытый реестр по ИНН вашей организации. Чужой ИНН ввести нельзя: используется только тот, что указан в вашем профиле.
- В форму подставляются данные, которые вернул реестр: форма (ООО, АО, ИП), полное и краткое наименование, КПП, ОГРН или ОГРНИП, юридический адрес, ФИО и должность руководителя как подписанта и основание («Устава»; для ИП вместо должности подставляется «Индивидуальный предприниматель»).
- Под формой появляется зелёное сообщение «Поля подставлены из реестра. Проверьте их и внесите банковские реквизиты».
- Если в реестре организация значится не действующей, сообщение будет жёлтым: «Поля подставлены, но организация в реестре не действует (…). Проверьте ИНН».
Важно. Подставленные значения заменяют то, что вы уже вводили в этих полях. До нажатия «Сохранить реквизиты» ничего не сохраняется. Банк, БИК, расчётный и корреспондентский счета, почтовый адрес, систему налогообложения, плательщика НДС, e-mail и телефон для документов нужно вносить вручную. ФИО подписанта из реестра — это руководитель организации; если договор подписывает другой человек по доверенности, исправьте поля «ФИО подписанта договора», «Должность подписанта» и «Действует на основании».
Возможные сообщения об ошибках автозаполнения: «Автозаполнение по ИНН не подключено. Заполните реквизиты вручную», «Сервис автозаполнения сейчас недоступен. Заполните реквизиты вручную», «Суточный лимит автозаполнения исчерпан. Заполните реквизиты вручную», «По ИНН … в реестре ничего не найдено. Заполните реквизиты вручную», «Автозаполнение работает для российского ИНН (10 или 12 цифр)». С одной учётной записи можно сделать не больше 20 запросов в час.
Поля формы#
Для российских организаций и ИП обязательность полей такая. На экране нет звёздочек: о недостающих полях система сообщает после сохранения.
| Поле на экране | Обязательно | Что вводить |
|---|---|---|
| Форма (ООО, АО, ИП) | нет | Организационно-правовая форма, до 20 знаков. |
| Полное наименование | да | Наименование по уставным документам. |
| Краткое наименование | нет | Как в договоре и счёте в сокращении. |
| КПП | да для организаций, у ИП не нужен | Ровно 9 цифр. |
| ОГРН / ОГРНИП | нет | 13 цифр для организации, 15 для ИП. |
| Юридический адрес | да | Адрес по ЕГРЮЛ или ЕГРИП. |
| Почтовый адрес (если отличается) | нет | Заполняйте, если почтовый адрес не совпадает с юридическим. |
| Банк | да | Название банка. |
| БИК | да | 9 цифр. |
| Расчётный счёт | да | 20 цифр; система проверяет, что счёт сходится с БИК. |
| Корреспондентский счёт | да | 20 цифр. |
| ФИО подписанта договора | да | Кто подписывает договор от вашей организации. |
| Должность подписанта | да | Например, «Генеральный директор». |
| Действует на основании (Устава, доверенности) | нет | «Устава» или реквизиты доверенности. |
| Система налогообложения | нет | Выбор из списка: ОСНО, УСН (доходы), УСН (доходы минус расходы), ПСН, НПД, ЕСХН. |
| Плательщик НДС | нет | «—», «Да» или «Нет». |
| E-mail для документов | нет | Адрес, на который удобно получать документы. |
| Телефон для документов | нет | Контактный номер для бухгалтерии. |
Пробелы, дефисы и точки в номерах (КПП, БИК, счета, ОГРН) система убирает сама. Для организаций не из России обязательных полей нет, проверка цифр не выполняется.
Сохранение и сообщения#
После нажатия «Сохранить реквизиты» возможны такие исходы:
- Всё обязательное заполнено: реквизиты переходят в состояние «ждут проверки», менеджеру отправляется уведомление «Реквизиты клиента ждут проверки». Кабинет показывает «Сохранено, менеджеру отправлено на проверку».
- Не хватает обязательных полей: данные сохраняются, но состояние остаётся «не заполнены». Кабинет показывает «Сохранено. Ещё не заполнено:» и список недостающих полей.
- Найдена ошибка в цифрах: данные не сохраняются, под формой красное сообщение. Например: «БИК: 9 цифр», «Расчётный счёт не сходится с БИК (ошибка в цифрах счёта или БИК)», «КПП: 9 цифр», «ОГРН: 13 цифр (организация) или 15 (ИП)», «E-mail для документов указан неверно», «Слишком длинное значение: …» (с названием поля).
Важно. Если реквизиты уже были проверены, а вы изменили любое существенное поле (наименование, адрес, банк, счёт, подписанта и т. п.), отметка «проверены» снимается, и данные снова уходят менеджеру. Если вы нажали «Сохранить реквизиты», ничего не меняя, проверенные реквизиты остаются проверенными.
Что видит менеджер и как он может помочь#
Когда вы сохранили полные реквизиты, менеджер получает уведомление. Он проверяет их в карточке клиента и либо подтверждает (у вас появляется зелёная строка «проверены»), либо возвращает вам с причиной (красная строка с пояснением, что исправить).
Заполнить реквизиты можно и не самому:
- Менеджер может внести реквизиты вашей организации сам из карточки клиента (кнопка «Заполнить реквизиты», а если данные уже есть, «Изменить реквизиты»). В окне есть то же автозаполнение по ИНН. Утверждение руководителем не требуется: если все обязательные поля заполнены, реквизиты сразу считаются проверенными. Если чего-то не хватает, они сохраняются как есть и остаются в состоянии «не заполнены».
- Юрист, который готовит договор, может поправить реквизиты прямо из заявки по договору. Реквизиты, внесённые юристом, тоже считаются проверенными, если все обязательные поля заполнены.
Поэтому, если вам проще передать банковскую карточку и учредительные данные письмом или в чате, попросите менеджера внести их самому. Результат будет виден в вашем профиле: строка станет зелёной.
Сотрудники вашей организации#
В кабинете нет раздела «Сотрудники»: список сотрудников ведёт менеджер компании в карточке вашего клиента, на вкладке «Сотрудники клиента». Менеджер записывает туда имя, должность (генеральный директор, менеджер по закупкам, менеджер по продажам, бухгалтер, логист, технический специалист или другая) и электронную почту каждого человека.
Как подключить коллегу:
- Коллега регистрируется сам. Попросите менеджера внести адрес коллеги в список сотрудников. После этого коллега открывает адрес кабинета, который сообщил менеджер, и проходит обычную регистрацию с тем же адресом электронной почты (см. статью «Первый вход в личный кабинет»). После подтверждения адреса он получает доступ сразу, без ожидания менеджера, и видит то же, что и остальные.
- Менеджер высылает приглашение. Если у сотрудника в списке указана почта, менеджер может отправить ему приглашение в кабинет: сотрудник задаёт пароль и подтверждает согласие по ссылке из письма.
Если коллега попытается зарегистрироваться с адресом, которого нет в списке, а ваша организация уже подключена, система ответит: «Для вашей организации доступ уже открыт или заявка уже подана. Обратитесь к вашему менеджеру». В этом случае попросите менеджера внести адрес.
Важно. Ролей в кабинете нет, права у всех сотрудников одинаковые. Все видят одни и те же заказы, счета, договоры, реквизиты, сообщения и задачи (на странице задач прямо написано, что их видят все сотрудники организации). Пометки в карточке сотрудника (получает ли он коммерческие предложения, счета и уведомления) влияют только на рассылки, но не на то, что человек видит и может делать в кабинете.
Если адрес коллеги внесён в списки сразу нескольких организаций, автоматического присоединения не будет: такие случаи решает менеджер.
Частые вопросы#
Почему вверху написано «розница», хотя мы договорились об оптовых ценах? Оптовые условия включает менеджер. Напишите ему и после ответа обновите страницу кабинета.
Могу ли я сам изменить название организации, ИНН или регион? Нет, эти строки в профиле только для чтения. Обратитесь к менеджеру: он исправит данные в карточке клиента.
Я изменил телефон в профиле, и у менеджера в карточке клиента тоже поменялся контакт. Так и должно быть? Да, так работает система: сохранение профиля записывает ФИО и телефон в карточку организации как контактное лицо. Это касается любого сотрудника. Если вы случайно заменили основной контакт, верните прежние значения или сообщите менеджеру.
Я сохранил реквизиты, но не увидел сообщения «Сохранено, менеджеру отправлено на проверку». После сохранения форма сразу обновляется, и сообщение может появиться лишь на мгновение или не успеть показаться. Ориентируйтесь на цветную строку состояния над формой: если она стала «внесены и ждут проверки», реквизиты сохранены.
Кнопки «Заполнить по ИНН» нет. Что делать? Она показывается только для российского ИНН и только когда у компании подключён сервис справочника. Заполните реквизиты вручную.
Автозаполнение подставило не тех людей в «подписанта». Это ошибка? Нет: из реестра берётся руководитель организации. Если договор подписывает другой человек, исправьте поля подписанта и основание (например, «доверенности № … от …») вручную.
Можно ли добавить коллегу из профиля? Нет. Попросите менеджера внести адрес коллеги в список сотрудников: после этого коллега зарегистрируется сам или менеджер отправит ему приглашение.
У коллеги в кабинете меньше возможностей, чем у меня? Нет, права у всех одинаковые. Если разделы выглядят по-разному, это зависит от данных организации (например, раздел «Счета» виден, только когда есть выставленный неоплаченный счёт), а не от человека.
Я отозвал согласие. Закрылся ли у меня мониторинг? Нет. Отзыв согласия закрывает только кабинет. Если нужно закрыть и доступ к системе мониторинга, сообщите об этом менеджеру.
Можно ли восстановить доступ после отзыва согласия? Самостоятельно нет: пароль удаляется, действие нельзя отменить. Обратитесь к менеджеру.
Почему после смены пароля меня выбросило на других устройствах? Так задумано: после смены пароля остальные сессии закрываются, чтобы старый пароль нигде не работал. Войдите заново с новым паролем.