Руководство менеджера по закупкам: заказы поставщикам и договор поставщика

Что вы делаете в системе#

• собираете заявки на закупку в заказ поставщику;
• отправляете заказ на согласование руководителю;
• следите за договором с поставщиком и при необходимости запрашиваете его у юриста;
• передаёте бухгалтерии счета, которые получили от поставщиков;
• получаете уведомления о решениях, оплатах и приёмке.

Заказ поставщику#

Раздел «Закупки → Заказы поставщикам» окна «Облачная бухгалтерия». Журнал подгружается по прокрутке, сверху период «С / По» (по умолчанию с начала года), статус и поиск (номер, поставщик, счёт). Активные заказы видны всегда, выполненные и отменённые только внутри периода.

Создать заказ#

1. Откройте «Заявки на закупку», отметьте заявки со статусом «новая» и нажмите «Создать заказ поставщику из выбранных». Заказ можно создать и без заявок кнопкой «Заказ без заявок».
2. Выберите поставщика из справочника контрагентов или впишите название; ИНН подставится сам.
3. Укажите склад приёмки, ожидаемую дату поставки, цену по каждой позиции и комментарий.
4. Нажмите «Сохранить», затем «На согласование владельцу».

Схема: Черновик → На согласовании → Согласован → Оплата → Приёмка → Выполнен

Если владелец отклонил заказ, вы увидите причину и сможете поправить заказ и отправить его снова.

Карточка заказа#

Сверху карточки показана цепочка документов закупки: договор, заказ, счёт поставщика, счёт-фактура или УПД, оплата, приёмка. Галочка означает, что шаг выполнен, многоточие означает, что шаг идёт.

Договор с поставщиком#

Блок «Договор с поставщиком» работает по принципу подсказки, а не запрета:

• система ищет действующий договор по ИНН поставщика в реестре юриста и среди договоров из учётной системы; если найден, показывает номер, дату и срок действия;
• если договоров несколько, можно закрепить нужный в списке «Закрепить договор»;
• если договора нет, вы увидите предупреждение. Заказ можно создавать и согласовывать и без договора, но лучше его запросить: нажмите «Запросить договор у юриста».

Кнопка создаёт заявку «Договор поставщика» с поставщиком, ИНН, предметом («Поставка по заказу …»), суммой и описанием заказа. Пока заявка открыта, в блоке показан её номер и статус; повторно запросить договор можно, только если прошлая заявка закрыта или отменена. Когда договор будет подписан, он сам появится в заказе.

Счёт от поставщика#

Если счёт пришёл к вам, а не в бухгалтерию:

1. Откройте раздел «Закупки → Входящие документы» и нажмите «Передать счёт бухгалтерии».
2. Выберите заказ и при необходимости напишите комментарий (например, «счёт пришёл на почту, оплатить до пятницы»).
3. Бухгалтерия получит уведомление, внесёт счёт со сканом и вернёт вам статус.

В блоке «Документы поставщика» в карточке заказа видны все счета и счета-фактуры по заказу: тип, номер, сумма и статус. Раздел «Входящие документы» показывает только ваши документы: те, что относятся к вашим заказам или переданы вами.

Оплата и приёмка#

Оплату отмечает бухгалтерия, но только по разрешённому счёту. Вы получаете уведомления: счёт разрешён к оплате, счёт возвращён с причиной, оплата проведена (с остатком), оплата отменена, заказ принят на склад. Приёмку оформляет кладовщик.

Уведомления закупок#