Статья про разделы кабинета, в которых вы работаете вместе с компанией: оформление договора, заявки на ремонт и диагностику, выезды мастера (только Крым), переписка с менеджером и задачи, о которых менеджер просит вас или ваших коллег. Она нужна сотрудникам партнёра, которые отвечают за документы, оборудование и связь с менеджером.
Все снимки сделаны на демонстрационных данных: организация «ООО «Пример-Телематика»», сотрудник Игорь Демов, менеджер Анна Демо, номера и суммы условные.
Важно. Все сотрудники одной организации-партнёра равны: они видят одни и те же договоры, заявки на сервис, выезды, сообщения и задачи. Отдельных ролей и прав внутри организации в кабинете нет.
Когда эти разделы появляются#
Панель разделов находится над содержимым страницы. Часть разделов показывается всегда, часть появляется, когда для вас есть что показать.
| Раздел | Когда виден |
|---|---|
| Сервис | всегда |
| Договоры | когда у организации есть подписанный или расторгнутый договор либо заявка на договор в работе |
| Выезды | только у клиентов, закреплённых за направлением «Розница Крым» |
| Сообщения | у всех активных организаций; на значке показывается число непрочитанных сообщений менеджера |
| Задачи | когда менеджер создал хотя бы одну задачу с напоминанием для сотрудников клиента; на значке показывается число невыполненных задач |
Договоры#
Что вы видите и чего не видите#
Договор в компании готовит юрист. Заявку юристу подаёт ваш менеджер по выставленному вам счёту; из кабинета подать такую заявку нельзя. Юрист с вами напрямую не общается: все вопросы и документы вы передаёте менеджеру, а он решает, что отправить юристу.
В разделе «Договоры» до трёх блоков:
- плашка про реквизиты организации (если они не заполнены или возвращены на доработку);
- «Договоры в подготовке» — заявки на договор, которые сейчас в работе;
- «Мои договоры» — подписанные и расторгнутые договоры.
Реквизиты нужны заранее#
Без реквизитов организации договор подготовить нельзя. Если они не заполнены, вверху раздела появляется плашка «Реквизиты вашей организации не заполнены» и кнопка «Заполнить реквизиты»: она переводит в раздел «Профиль», где находится форма реквизитов (подробно — в статье «Профиль и реквизиты организации»).
Если менеджер проверил реквизиты и нашёл ошибки, плашка сообщает: «Менеджер вернул реквизиты вашей организации на доработку». Письма об этом не приходит, поэтому о возврате вы узнаёте, только открыв «Договоры» или «Профиль». Причину возврата смотрите в блоке реквизитов в «Профиле».
Заполнить реквизиты за вас могут и сотрудники компании: менеджер вносит их из карточки вашей организации по данным, которые вы ему сообщили, а юрист при подготовке договора может поправить реквизиты прямо в заявке. Для этого достаточно прислать менеджеру карточку организации сообщением.
Шаги заявки на договор#
В блоке «Договоры в подготовке» для каждой заявки показаны номер счёта, дата создания и состояние словами.
| Что написано в кабинете | Что это значит |
|---|---|
| Договор готовится | юрист работает над договором |
| Нужны уточнения: напишите вашему менеджеру | не хватает данных или документов; ответьте менеджеру в этой же строке |
| Договор готов, передаётся на подписание | проект подготовлен, дальше его передают на подписание |
| Договор на подписании | договор передан на подписание |
Проект договора из кабинета скачать нельзя: готовый договор вам передаёт менеджер. Письма о том, что договор готов, кабинет не отправляет — смотрите на состояние заявки.
Переписка по договору#
В строке заявки нажмите «Написать менеджеру»; в скобках указано число сообщений. Под строкой раскроется переписка: ваши сообщения подписаны «Вы», сообщения менеджера — «Ваш менеджер». Если менеджер передал ваше сообщение юристу, рядом с ним появляется пометка «передано юристу».
- Введите текст в поле «Ваше сообщение менеджеру» (до 4000 знаков).
- При необходимости выберите файлы (не больше 5 за одно сообщение).
- Нажмите «Отправить». Сообщение «Сообщение отправлено менеджеру» подтвердит отправку.
Особенности:
- писать можно только по заявке, которая в работе; по заявке, которая уже завершена, написать нельзя: строка исчезает из блока «Договоры в подготовке»;
- на одну заявку можно отправить не более 30 сообщений в час;
- когда менеджер пишет вам по договору, на почту всех активных сотрудников организации приходит письмо «Сообщение по договору от вашего менеджера» со ссылкой на кабинет.
Подписанные договоры#
В блоке «Мои договоры» показаны номер, дата, вид договора (например, поставка, хостинг, лицензионный), счёт, по которому он оформлялся, срок действия и статус: «Подписан» или «Расторгнут». Если у договора есть файл, в последней колонке стоит ссылка «Скачать».
Отдельного письма при подписании договора нет: договор просто появляется в списке «Мои договоры».
Сервис#
Раздел «Сервис» нужен, чтобы отправить оборудование в ремонт или на диагностику, получить гарантийное решение или задать вопрос специалисту.
Список заявок#
В списке «Заявки на сервисное обслуживание» видны номер заявки (СО-000123 и т. п.), дата, модели оборудования, тип обращения и статус. Заявки, которые ждут вашего решения, выделены жёлтой плашкой «Ждут вашего решения» вверху списка. Нажмите на строку или на номер в плашке, чтобы открыть заявку. Кнопка «Новая заявка» запускает пошаговую форму.
Новая заявка: пять шагов#
Форма состоит из пяти шагов. Кнопки «Назад» и «Далее» переключают шаги, на последнем шаге кнопка называется «Отправить заявку». Если обязательное поле не заполнено, под формой появится красная подсказка, и на следующий шаг форма не пустит.
Шаг 1. Обращение. Выберите, что нужно сделать.
| Вариант | Пояснение |
|---|---|
| Гарантийный ремонт | решение о гарантии сервис принимает после дефектовки |
| Платный ремонт | ремонт по смете, которую вы согласуете |
| Диагностика без ремонта | проверка оборудования |
| Консультация специалиста | оборудование не отправляется, ответ специалиста приходит в заявке |
Шаг 2. Оборудование. Для каждой единицы оборудования заполните карточку. Можно добавить до 20 единиц кнопкой «Добавить ещё одну единицу».
| Поле | Что вводить | Обязательно |
|---|---|---|
| Модель | выберите из подсказок или введите свою | да (кроме консультации) |
| Серийный номер | с шильдика | нет |
| IMEI | для терминалов | нет |
| Дата покупки | в формате ГГГГ-ММ-ДД, например 2025-03-12 | нет |
| Документ покупки | номер счёта или УПД | нет |
| Внешнее состояние | чистое, следы воды, механические повреждения, следы вскрытия, следы окисления | нет |
| Комплектность | флажки: блок, антенна, кабели, SIM-карта, датчик, упаковка | нет |
Шаг 3. Неисправность. По каждой единице выберите категорию (например, «Не включается», «Нет связи», «Не передаёт данные», «Неверные показания датчика», «Попала вода», «Нужна перепрошивка или настройка») и опишите проблему. Полезно указать, когда это началось, что уже делали, и условия эксплуатации. Для консультации здесь пишется вопрос специалисту.
Здесь же прикладываются фото, видео и логи: до 20 файлов, не больше 8 МБ каждый; подходят изображения, PDF, видео MP4, текстовые файлы и ZIP. Хорошо помогают фото шильдика, повреждений и места установки.
Шаг 4. Доставка. Укажите, как оборудование попадёт в сервис (привезу сам, транспортная компания, курьер или забирает сотрудник компании), транспортную компанию и номер накладной, адрес отправки, способ и адрес возврата. В блоке «Контакты» обязательны контактное лицо и телефон; e-mail подставляется из вашего входа.
Шаг 5. Условия. Выберите срочность (обычная, срочная, под проект). Поле «Ремонт без согласования до, ₽» задаёт сумму, до которой ремонт можно выполнять без вашего согласия: если смета окажется выше, сервис спросит вас до начала работ. Можно отметить, что нужен подменный комплект на время ремонта, если он есть. Для ремонта и диагностики нужно подтвердить согласие с условиями гарантии и платной диагностикой при отказе в гарантии; для консультации этот флажок не нужен.
После отправки открывается карточка новой заявки с номером. Нажмите «Заявка и этикетка для печати», распечатайте форму и приложите её к посылке. Если часть файлов не загрузилась, кабинет предупредит об этом: добавьте их в карточке заявки кнопкой «Прикрепить».
Ограничения: не больше 20 новых заявок в час на одного сотрудника.
Карточка заявки и статусы#
В карточке собраны сведения о заявке: тип, срочность, даты, способ передачи и возврата, контакт, таблица оборудования, раздел «Дефектовка и смета» (когда он появится), вложения и «Ход заявки и переписка».
| Статус | Что это значит |
|---|---|
| Новая | заявка создана, оборудование ещё не принято |
| Принята в сервис | оборудование принято |
| Диагностика | идёт диагностика |
| Дефектовка готова | есть заключение сервиса |
| Ждёт вашего решения | нужно согласовать смету или ответить сервису |
| В ремонте | идёт ремонт |
| Отремонтировано | ремонт завершён |
| Готово к отправке | оборудование готовят к возврату |
| Отправлено клиенту | оборудование отправлено, данные отправки указаны в ходе заявки |
| Закрыта | заявка закрыта |
| Отклонена, Гарантия отказана, Неисправность не обнаружена | решение сервиса по заявке |
| Отказ клиента | вы отказались от ремонта по смете |
| Отменена клиентом | вы отменили заявку |
Отменить заявку можно кнопкой «Отменить заявку» только пока она в статусе «Новая». После приёма оборудования отмена недоступна: напишите сервису в заявке.
Смета: согласие или отказ#
После диагностики сервис оформляет заключение по каждой единице оборудования: гарантийный случай, платный ремонт или неисправность не обнаружена. При платном ремонте к заключению добавляется смета — перечень работ и материалов с ценой без НДС, суммой с НДС и итогом. Когда смета готова, заявка получает статус «Ждёт вашего решения», вверху карточки появляется жёлтая плашка «Готова смета на ремонт», а на вашу почту приходит письмо.
- Проверьте таблицу и итог.
- Нажмите «Согласовать смету», чтобы согласиться. Менеджер выставит счёт на оплату и пришлёт его; счёт появится в карточке заявки.
- Или нажмите «Отказаться и забрать оборудование». Кнопка потребует второго нажатия («Точно отказаться и забрать оборудование?»): так защищаются от случайного отказа. После отказа оборудование вернут, а платная диагностика оплачивается по прайсу сервиса.
После согласия в карточке показываются плашки «Смета … согласована» и «Счёт на оплату ДМ-000047». Оплачивать нужно по реквизитам из счёта, который прислал менеджер.
Переписка и вложения#
В нижней части карточки находится «Ход заявки и переписка»: сюда попадают смена статусов, приёмка, сообщения сервиса и ваши ответы. Чтобы написать сервису, введите текст в поле «Написать сервису» (до 4000 знаков) и нажмите «Отправить». Файлы добавляются отдельно в разделе «Вложения»: выберите файл и нажмите «Прикрепить». Не больше 60 сообщений в час на одного сотрудника.
Письма по заявке#
На почту приходят письма: заявка принята в сервис, статус изменён, сообщение сервиса, готова смета, ремонт выполнен, оборудование отправлено. Письма получает только тот сотрудник, который подал заявку, а не вся организация. Если подавал коллега, спросите у него или откройте раздел «Сервис»: там видна вся история.
Выезды (только Крым)#
Раздел «Выезды» (в кабинете — «Выезды и установка») доступен клиентам, закреплённым за направлением «Розница Крым». У остальных партнёров этого раздела нет.
Список и заявка на выезд#
В списке видны номер выезда (ВЫ-000032), вид работ, адрес, дата, мастер и статус. Кнопка «Заказать выезд» открывает форму.
| Поле | Что вводить | Обязательно |
|---|---|---|
| Что нужно | установка оборудования, проверка и настройка, замена или демонтаж, другое | да (выбрано по умолчанию) |
| Желаемые дата и время | удобное вам время | нет |
| Адрес выезда | адрес объекта | да |
| Объект и техника | марка, госномер, VIN | нет |
| Что установить или проверить | описание задачи | нет |
| Контактное лицо | кто встретит мастера | нет |
| Телефон | для связи | да |
| на него придёт код для подписи акта | нет |
Менеджер подтвердит время и назначит мастера. Стоимость выезда и работ считается по прайсу сервиса, счёт выставляется после акта. Не больше 20 заявок в час.
Статусы, мастер и переписка#
Статусы выезда: «Новая», «Назначен мастер», «Мастер в пути», «Мастер на объекте», «Выполнен», «Перенесён», «Отменён». В карточке видно, когда выезд назначен и кто мастер. Пока выезд ещё не начался (статусы «Новая», «Назначен мастер», «Перенесён»), его можно отменить кнопкой «Отменить выезд». Вопросы мастеру и менеджеру пишите в поле «Написать менеджеру» (до 1000 знаков).
Код подтверждения и акт установки#
Когда мастер закончил работы, он просит вас подтвердить акт установки. На e-mail клиента (адрес из заявки на выезд или логин аккаунта) приходит письмо с четырёхзначным кодом. Назовите код мастеру. Код действует 30 минут, на ввод даётся 5 попыток. Если почты нет, акт можно подписать на бумаге.
В карточке выезда появляется подписанный акт: установленное оборудование с серийными номерами и IMEI, выполненные работы, способ оплаты (по счёту, наличными или уже оплачено) и сумма. Пока акт не подписан, клиент его не видит.
Сообщения#
Раздел «Сообщения» — это переписка с вашим менеджером. Пишут сюда текст до 4000 знаков и до 5 файлов; сообщения менеджера можно читать так же, как в обычном чате.
- Откройте «Сообщения».
- Введите текст в поле «Ваше сообщение менеджеру».
- При необходимости нажмите «Выбрать файлы» (до 5).
- Нажмите «Отправить».
Что важно знать:
- Один чат на всю организацию. Все сотрудники видят одни и те же сообщения, и сообщения менеджера считаются прочитанными для всей организации сразу, как только их открыл любой коллега.
- Показываются последние 100 сообщений.
- Значок с числом на кнопке «Сообщения» — количество непрочитанных сообщений менеджера.
- Ответ менеджера приходит в кабинет и письмом «Сообщение от вашего менеджера» на почту всех активных сотрудников организации.
- Не больше 30 сообщений в час на организацию.
- Если письмо не дошло, сообщение всё равно остаётся в кабинете.
Менеджеру о вашем сообщении сообщается по e-mail, в Telegram или MAX, в зависимости от его настроек. Сроков ответа компания не обещает: если вопрос срочный, позвоните менеджеру по телефону из блока «Ваш менеджер» внизу страницы.
Важно. Если за вашей организацией не закреплён менеджер, сообщения из чата никого не уведомляют. В этом случае свяжитесь с компанией по телефону или e-mail, которые вы получили при регистрации.
Задачи#
В разделе «Задачи» показаны поручения, о которых менеджер просит вас или ваших коллег: например, подписать акт сверки или оплатить счёт к сроку. Раздел служит списком и напоминанием: ответить на задачу в нём нельзя, выполнение отмечает менеджер.
У каждой задачи показаны текст, срок («срок 25.10.2026 12:00» или «без срока»), кому она адресована («для вас» или имя коллеги) и бейдж состояния: «в работе», «просрочено», «выполнено». Задачи видят все сотрудники организации.
Напоминание по сроку#
Если менеджер включил напоминание для сотрудника клиента, незадолго до срока этому сотруднику приходит напоминание. Менеджер задаёт, за сколько часов до срока оно придёт (по умолчанию за 24 часа, возможны значения от 0 до 720). Напоминание приходит один раз; система проверяет задачи примерно раз в 10 минут, поэтому письмо может прийти с небольшим опозданием. Задача без срока напоминания не вызывает.
- На e-mail напоминание получает сотрудник, которого указал менеджер.
- В Telegram и MAX оно придёт, только если у этого сотрудника есть пользователь в системе мониторинга с тем же e-mail и в нём привязан бот уведомлений. Если бот не привязан, останется письмо.
Частые вопросы#
Почему в кабинете нет раздела «Договоры»? Он появляется, когда у организации есть подписанный договор или заявка на договор в работе. Обычно заявку подаёт менеджер после выставления счёта. Если договор нужен, напишите менеджеру.
Можно ли самому запросить договор из кабинета? Нет, кнопки заявки в кабинете нет. Попросите менеджера в разделе «Сообщения».
Договор готов, а скачать его нельзя. Проект договора в кабинете не выдаётся: его присылает менеджер. Подписанный экземпляр появится в списке «Мои договоры».
Можно ли написать юристу напрямую? Нет. Пишите менеджеру в строке заявки на договор; он сам решает, что передать юристу. Переданные сообщения помечаются «передано юристу».
Кто увидит мою заявку на сервис? Заявки видят все сотрудники организации, а письма о ходе заявки получает только тот, кто её подал.
Как отменить заявку на сервис? Кнопкой «Отменить заявку» в карточке, пока заявка в статусе «Новая». Позже напишите сервису в заявке. Отдельное уведомление менеджеру при отмене не отправляется, поэтому при необходимости сообщите ему в «Сообщениях».
Я отказался от сметы, что дальше? Оборудование вернут, платная диагностика оплачивается по прайсу сервиса.
Нет раздела «Выезды». Он доступен только клиентам направления «Розница Крым». Если вам нужен выезд, напишите менеджеру.
Мастер просит код, а письма нет. Проверьте папку «Спам» и адрес, указанный в заявке на выезд. Код действует 30 минут. Если почты нет или код не доходит, акт можно подписать на бумаге.
Менеджер не отвечает в «Сообщениях». Сроков ответа компания не устанавливает. Позвоните менеджеру или напишите ему на e-mail из блока «Ваш менеджер».
Почему в «Задачах» нет отметки «выполнено» для меня? Отметку ставит менеджер. Раздел показывает задачи и напоминает о них.
Напоминание по задаче пришло только на почту. В Telegram и MAX напоминание приходит, если у сотрудника есть пользователь в системе мониторинга с тем же e-mail и в нём привязан бот. Telegram, указанный при регистрации, для напоминаний не используется.