Руководство менеджера по продажам: договор по счёту и поступления денег

Что вы делаете в системе#

• выставляете счета покупателям;
• просите у юриста договор по выставленному счёту;
• отвечаете на вопросы юриста;
• печатаете счёт, договор и приложение;
• получаете уведомления, когда клиент заплатил.

Как попросить договор по счёту#

Договор запрашивается по уже выставленному счёту. Заявку можно создать двумя способами: кнопкой в форме счёта или во вкладке «Юрист» портала.

Способ 1. Из формы счёта#

1. Откройте счёт в окне «Облачная бухгалтерия», раздел «Счета на оплату покупателям».
2. Нажмите «Запросить договор у юриста». Откроется форма новой заявки с уже выбранным счётом.

Способ 2. Из портала#

1. Откройте вкладку «Юрист» и нажмите «Новая заявка».
2. Выберите вид заявки «Договор по счёту».

1. Выберите счёт из списка или найдите его по номеру или клиенту. Если по счёту уже есть заявка, рядом стоит её номер, вторую заявку создать нельзя.
2. Укажите вид договора, при необходимости особые условия клиента, срок («Нужно до») и приоритет.

1. Нажмите «Создать заявку». Заявка получает статус «Новая», юрист получает уведомление.

Договор можно запросить только по своему счёту. Руководитель отдела и владелец видят все.

Что происходит с заявкой#

Схема: Новая → В работе → Нужны данные → В работе → Готов → Передан в бухгалтерию → Подписан → Закрыта

В карточке заявки есть четыре вкладки: «Описание», «Файлы», «Обсуждение» и «История». Вверху видно схему статусов, текущий шаг подсвечен.

Если юрист задал вопрос#

Заявка переходит в статус «Нужны данные», вам приходит уведомление. Откройте вкладку «Обсуждение», напишите ответ и нажмите «Отправить». Заявка сама вернётся в работу.

Сообщение можно отметить как внутреннюю заметку: тогда его видят только юрист и руководители.

Файлы и история#

Во вкладке «Файлы» лежат версии договора: черновик юриста и готовый документ. Версии не стираются, новая получает следующий номер. Вкладка «История» показывает, кто и что сделал со статусом, файлами и комментариями.

Печать счёта, договора и приложения#

В форме счёта кнопка «Печать» открывает меню: «Счёт покупателю», «Договор» и «Приложение к договору» (спецификация с позициями счёта). Договор и приложение строятся по утверждённым шаблонам и данным счёта: стороны, реквизиты, суммы и ставка НДС подставляются сами.

Другие виды заявок юристу#

Во вкладке «Юрист» можно подать и другие заявки: письмо, гарантийное письмо по долгу клиента, правки покупателя к договору, внешнеэкономическая сделка, разрешительные документы. Для них в форме показываются свои поля. Часть видов подают только ответственные сотрудники, например договор поставщика подаёт отдел закупок.

Деньги от клиентов#

Когда клиент платит, поступление подтягивается из учётной системы и сопоставляется со счётом. Вы получаете уведомление: от кого пришли деньги, сумма, номер счёта и остаток к оплате. Платежи без счёта система старается привязать к клиенту по ИНН; если не получилось, они уходят руководителю продаж и бухгалтерии.

Журнал «Поступления денег» находится в окне «Облачная бухгалтерия», раздел «Продажи». Менеджер видит только свои поступления, то есть по своим счетам и клиентам. В столбце «Сопоставление» указано, как платёж найден: по счёту, по номеру в назначении платежа, клиент найден без счёта, не определён или между своими организациями (такие платежи не уведомляют менеджера).

Памятка#

• Одна заявка на один счёт.
• На вопросы юриста отвечайте во вкладке «Обсуждение»: так ответ попадает в историю заявки.
• Договор подписан, когда в заявке статус «Подписан»; подписанный договор лежит в реестре договоров.